「〇〇さん、来月で辞めることになりました」
社長、その一言に、背筋が凍るような感覚を覚えたご経験はございませんか？
理由はわかっています。 会社の「請求書発行」も「在庫管理」も「売上集計」も…そのすべてが、退職する〇〇さんだけが完璧に使いこなせる、複雑怪奇な「Excelマクロファイル」によって支えられているからです。
慌てて「誰かに引き継ぎを」と指示を出しても、もはや手遅れ。 そのファイルは、長年の継ぎ足し運用で完全に「ブラックボックス化」しており、作った本人以外には、どこをどう触れば正しく動くのか、誰にもわかりません。
もちろん、マニュアルなど存在しない。
これは、日本中の中小企業の現場で、今この瞬間も起きている、あまりにも現実的な「悪夢」です。 私は、DX支援の専門家として、この「属人化」という時限爆弾が爆発する瞬間を、何度も目撃してきました。
なぜ、御社のExcelは「時限爆弾」になったのか？
まず、この深刻な問題を解決するために、なぜこの「時限爆弾」が生まれてしまったのか、その原因を冷静に分析する必要があります。犯人探しではありません。根本治療のための「問診」です。
原因1：優秀な社員の「善意」と「孤軍奮闘」
皮肉なことに、時限爆弾の“製造者”は、多くの場合「優秀で、責任感の強い社員」です。
- 「他の人の作業を楽にしてあげたい」
- 「非効率な手作業を、自分のスキルで自動化しよう」
その「善意」から、業務の合間を縫ってマクロを組み、関数を駆使し、便利なツールを作ってくれた。最初はそれで良かったのです。 しかし、その便利さ故に、いつしかそれが「会社の公式な業務フロー」となり、その人なしでは業務が回らなくなってしまった。
誰も、その人に「公式ツールを作れ」とは頼んでいない。 誰も、その人を「評価」も「サポート」もしてこなかった。
これが、属人化が始まる第一歩です。
原因2：経営者・管理者の「見て見ぬふり」
社長ご自身にも、思い当たる節はないでしょうか。
「よくわからないが、現場はうまく回っているようだ」 「〇〇さんに任せておけば、数字はちゃんと出てくる」
そのExcelがどのようなロジックで動いているのか、他に使える人はいるのか、一切確認しないまま、「便利さ」だけを享受してこなかったでしょうか。 「ブラックボックスだ」と薄々気づいていながらも、「動いているうちは、触れないでおこう」という「見て見ぬふり」が、爆弾の導火線を確実に短くしてきたのです。
原因3：長年の「継ぎ足し」による“魔改造”
会社は成長し、業務は変化します。 「今月だけ、この条件分岐を追加してほしい」 「新しい商品が増えたから、この列を追加して対応してくれ」
そのたびに、担当者は既存のExcelに「継ぎ足し」で機能を追加していきます。 家で例えるなら、設計図もないまま、素人が思いつきで違法増改築を繰り返している状態です。
その結果、ファイルは無秩序に肥大化。もはや作った本人でさえ、「なぜ、こうなっているのかわからない」という“魔改造”されたファイルが完成します。
社長が陥る「間違った対策」と、さらなる悪化
この「時限爆弾」を前に、多くの社長が間違った対策を講じてしまい、事態をさらに悪化させます。
対策ミス①：「作って終わり」のシステム会社に丸投げする
慌てて外部のシステム会社に「このExcelと同じものを作ってくれ」と依頼する。 運良く良心的な会社が「解析・再構築に80万円です」と見積もりを出してくれたとしましょう。
しかし、これは根本解決になりません。 なぜなら、それは「新しいブラックボックス」を買っただけだからです。
納品された瞬間から、また「継ぎ足し」が始まります。そして、そのシステム会社の担当者が異動したり、会社がなくなったりすれば、結局は同じ「属人化」に戻るだけ。「作って終わり」の“買い切り”モデルでは、この問題は絶対に解決できないのです。
対策ミス②：「Excelがわかる人」を新しく雇う
「〇〇さんが辞めるなら、新しくマクロがわかる人を雇おう」 これも、典型的な失敗パターンです。
その新しい担当者は、前任者の“魔改造”されたファイルを解析するのに膨大な時間を費やします。 そして仮に解析できたとしても、会社は「新しい〇〇さん」を手に入れるだけ。
問題は「人」ではなく、「業務が特定の人に依存している“仕組み”」そのものにあるのです。
対策ミス③：高額なパッケージソフト（ERP）を導入する
「もうExcelはこりごりだ」と、何百万円もする立派な業務パッケージソフト（ERP）を導入する。 しかし、多くの中小企業では、これも失敗に終わります。
なぜなら、高機能すぎるソフトは、現場の「ちょっとした融通」に対応できないからです。 結局、「ソフトの標準機能では処理できない、この作業だけ…」と、高額なソフトの横で、新しい“野良Excel”が生まれ、育ち始めます。本末転倒です。
爆弾を「解体」し、「資産」に変える唯一の方法
もう、お分かりかと思います。 この問題を解決する鍵は、「立派なシステム」でも「優秀な個人」でもありません。
問題の根本原因が「“作って終わり”にしていたこと」 「“個人の善意”に依存していたこと」 にあるのなら、処方箋はただ一つ。
Excelを「買う」のではなく、「月額制で“育てる”」という発想に切り替えること。 そして、その管理を「個人」から「仕組み（＝我々のような外部パートナー）」に移管することです。
オーダーメイドExcel “育成” プラン
これは、社長の「あの人が辞めたらどうしよう…」という不安を、根本から解決するために設計されたサービスです。
処方箋①：マクロ自動化型（月額1.8万円〜）
もし、御社の爆弾が「マクロ」で自動化されているなら、このプランが最適です。
【竹】Standardプラン：月額 18,000円 ＜一番人気＞
- 3〜5つの連携機能（例：請求書発行、データ分析など）
- 「使い方」サポート（回数無制限）
- 月1回までの「小さなカイゼン」（列追加など）を無償対応
この処方箋が、なぜ「属人化」を根本から解決できるのか？
- 「あの人しか分からない」がゼロになります 月額料金には「使い方の無制限サポート」が含まれます。万が一、担当者が辞めても、新しい担当者様は我々に直接「これ、どうやるんですか？」と聞けます。我々が、御社の「外部サポートデスク」として、責任を持って引き継ぎます。
- 「ブラックボックス化」を100%防ぎます 「ここを少し直したい」という小さな要望は、「月1回の無償カイゼン」で我々が対応します。もう、現場で勝手にExcelが“魔改造”されていくことはありません。システムの「主治医」として、我々が「設計図」と共に原本を管理・育成します。
- 初期費用0円（または低額）から始められます 従来の「買い切り」開発のような、高額な初期費用は不要です。月額1〜3万円台の「手の届く投資」で、業務停止という「最悪のリスク」を回避できるのです。
処方箋②：テンプレート特化型（月額5,000円）
「マクロは無いが、関数が複雑で誰も触れない…」 そんな「ぐちゃぐちゃExcel」の属人化には、こちらが効きます。
【扉②】テンプレート“育成”プラン：月額 5,000円 ＜一番人気＞
- 初期テンプレート作成費用：0円！
- 「使い方」Q&Aサポート（無制限）
- 月1回までの「小さなカイゼン」を無償対応
月額わずか5,000円。 これは、新しいアルバイトを雇うより、遥かに安価です。 この投資だけで、「担当者が辞めても、誰でも使える」という“業務の標準化”と“経営の安心”が手に入ります。
その「時限爆弾」、爆発する前に私に見せてください
社長、その「属人化されたExcel」は、もはや「資産」ではありません。 いつ業務を停止させるかわからない、極めて危険な「負債（時限爆弾）」です。
「〇〇さんが辞める」という悪夢が現実になる前に、どうかその「ブラックボックス」を私に見せていただけませんか？
外部の専門家である私の目で見れば、その爆弾を「安全」に「解体」し、御社の「揺るぎない資産」へと変えるための、最も現実的な手順を即座にご提示できます。
御社の業務が止まってからでは、本当に手遅れです。 最初の『DX診断』はもちろん無料です。まずは社長の「一番の不安」を、私に聞かせてください。
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