建設業のChatGPT活用例｜日報・事務仕事は何から楽にできる？

建設業でChatGPTを使うなら、まず「文章を考えるのが大変な仕事」と「同じ情報を何度も入力する仕事」を分けてみてください。連絡文や打合せメモの整理は文章生成を試す候補です。一方、日報の転記、工程表と受発注の共有は、Excelの整備や業務システムの方が合うこともあります。この記事では活用の候補とＢ．Ｉ．Ｙが実際に作った仕組みを区別し、小さな建設会社が何から始めるかを整理します。

ChatGPTを入れる前に、どの手間を減らしたいか決める

「AIを導入する」を目標にすると、アカウントを作った後で使い道に迷います。先に、仕事をする人がどこで止まるかを見ます。文章が書けないのか、資料が見つからないのか、別の書類へ入力し直すのかで、合う方法が変わります。

たとえば、現場の日報を事務所でExcelに打ち直している場合、文章をきれいにするだけでは転記は残ります。反対に、取引先への連絡文を考えることが負担なら、大きなシステムを作らなくても試せます。今の仕事を否定せず、困っている一部分を選ぶことが出発点です。

建設業で試せるChatGPT活用例と、別の方法が合う仕事

次の表は一般的な活用候補です。すべてがＢ．Ｉ．Ｙの納入実績ではなく、効果や作業時間を保証するものでもありません。AIの出力を誰が確認できるかまで考えて選びます。

困っている仕事	試す方法	人が確認すること
取引先への連絡文が書きにくい	確認済みの予定や事情から、メールの下書きを作る	日付、約束の内容、相手への伝わり方
打合せのメモが読み返しにくい	決定事項・未決事項・担当ごとに文章を整理する	発言や合意の内容、担当・期限の有無
毎回似た説明文を書く	社内で確認済みの説明を読みやすく整える	今回の工事条件に合うか、不要な断定がないか
紙の日報をExcelへ打ち直す	入力様式の統一、読み取りサービス、必要なら個別開発を比較する	数字・文字の読み違い、未提出、重複登録
工程表と発注情報が別々にある	共有する元データを決め、市販ソフトや業務システムを比較する	更新する人、閲覧範囲、変更の伝え方

施工計画書などの書類については、AIで下書きを作る具体的な手順と依頼文を別記事にまとめています。本記事では、会社として取り組む仕事の選び方を中心に考えます。

なお、施工や安全の判断をAIに任せるという意味ではありません。ChatGPTは誤った情報を自信のある文章で返す場合があり、OpenAIも重要な内容の確認を求めています。現場の安全、契約、金額などに関わる判断は、元の資料と責任を持つ担当者の確認を通します。OpenAI公式：ChatGPTの回答を確認する際の注意点

Ｂ．Ｉ．Ｙが作ってきた、日報・工程・受発注の仕組み

Ｂ．Ｉ．Ｙでは、5年間の顧問経験の中で、Excelやマクロ、売上管理、仕事の進め方の整備に関わってきました。最近はAIを開発にも活用し、顧問先の業務に合わせたシステムを作っています。以下は確認済みの開発概要です。すべてをChatGPTだけで作った、同じ仕組みをどの会社にもそのまま入れられる、という説明ではありません。

手書き日報を読み取り、Excelに出力する

AIで手書きの日報を読み取り、Excelへ出力するシステムを開発しています。「紙をどう集めるか」「読み取れない文字を誰が確認するか」「どのExcelへ渡すか」までが、仕事として使う際の検討事項です。読み取り機能があるだけで、確認作業がなくなるわけではありません。

工程表と受発注を管理し、協力会社と共有する

建築業向けに、工程表管理、発注書から請求書までの受発注、パートナー企業との共有機能を持つ業務システムを開発しています。これは文章作成とは違い、複数の人がどの情報を見て仕事を進めるかを整える取り組みです。自社で検討する場合も、まず更新担当と共有する範囲を決めます。

FAXの内容を読み取り、Excelへ渡す

FAXを自動で読み取り、Excelに出力するシステムも作っています。取引先に送り方を変えてもらう前に、受け取った後の事務を見直す選択肢です。実際の導入範囲と必要な確認作業は、帳票の状態や運用に合わせて決めます。

最初の一件は、担当者と確認手順まで決めて試す

最初から全員の仕事を変えるより、対象を絞って試す方が、合わない原因を見つけやすくなります。たとえば「一人の事務担当者が、確認済みの予定から連絡文を下書きし、責任者が送信前に確認する」というのは、説明用の仮定例です。これを実際の担当と仕事に置き換えて考えます。

• 対象を一つにする：繰り返し発生し、元の資料から正誤を確かめやすい仕事を選ぶ。
• 扱う情報を決める：入力を許可された情報だけを使い、何を入れないかも共有する。
• 確認する人を決める：下書きを使う前に、事実・数字・約束の内容を確認する。
• 前後の作業も比べる：準備・手直し・確認を含めた負担を記録し、続けるか見直すか判断する。

情報の扱いは、社員の判断だけに任せないでください。個人情報保護委員会は、生成AIに入力する個人情報の利用目的や、サービス提供者による学習への利用などの確認を求めています。施主や作業員の情報、元請から預かった資料は、会社・取引先のルールと利用するサービスの条件を確認して扱います。個人情報保護委員会：生成AIサービスの利用に関する注意喚起

ChatGPTには会話をモデルの学習に利用するかを設定する機能があります。ただし、設定を変えることだけで、取引先の資料を自由に入力してよいことにはなりません。実際に使うアカウントの設定と、会社で許可した使い方を合わせて確認してください。OpenAI公式：データ管理の設定

Excel・市販ソフト・個別開発は、導入後の仕事で比べる

入力項目がそろっていないだけなら、Excelのひな形や集計方法の改善から始められます。必要な機能が一般的で、用意された運用に合わせられるなら市販ソフトも候補です。自社固有の帳票や複数の情報のつながりが重要なら、個別開発を比較します。

比べる際は、機能表だけでなく「現場で誰が入力するか」「事務所は何を確認するか」「使いにくい時に誰へ聞くか」を見ます。導入費だけを見て選ぶと、データの準備や社員への説明、使い始めの問い合わせ対応が置き去りになりがちです。日々の担当者が試せる範囲から確かめましょう。

何を選ぶか、改善する順番から整理したい会社には顧問・ITサポート、日報の転記や工程・受発注など改善したい仕組みが具体的なら業務システム開発をご案内しています。どちらも支援範囲を確認したうえで進めます。まず、今いちばん手間のかかる仕事を一つ挙げるところからで大丈夫です。

よくある質問

建設業でChatGPTを使うなら、どの仕事から始めればよいですか？

取引先への連絡文や打合せメモの整理など、材料があり、担当者が正誤を確認しやすい仕事が候補です。最も大きな仕事を選ぶより、一人の担当者と一つの用途に絞り、確認まで含めた手間を比べてください。

手書きの日報をExcelにするには、ChatGPTだけで足りますか？

帳票や量、必要な確認方法によります。少量の試行と、毎日の回収・読み取り・確認・保存を回す運用は分けて考えます。繰り返し処理が必要なら、市販の読み取りサービスや個別の仕組みも比較します。

社員全員がAIの使い方を覚えなければいけませんか？

最初から全員で使う必要はありません。事務側だけで下書きを作る方法や、現場は決まった入力欄を使う方法もあります。誰の作業をどこで変えるかを先に決め、その役割に必要な操作を説明します。

顧問契約をしてからでないと、システム開発を相談できませんか？

Ｂ．Ｉ．Ｙでは、開発から直接相談できます。顧問は会社全体のAI・ITや業務改善を継続して相談するサービスです。開発サービスにも、そのシステムの導入支援・保守があり、具体的な対応範囲は契約時に確認します。