部署ごとに、生成AI（ChatGPTなどのAI）はそれぞれ違う形で役立ちます。営業なら提案書のたたき台づくり・メールの下書き・商談の議事録整理、経理なら数値の集計補助や社内規程の確認の手伝い、総務・人事なら各種文書や規程・求人原稿の作成補助、現場なら作業報告やマニュアルづくりの下書き――というように、「その部署で毎日くり返している文章・整理・確認の仕事」を肩代わりさせるのが基本です。この記事では、部署別の具体的な業務例と、そのまま使えるプロンプト（AIへの指示文）例を一覧表とともに整理します。なお、AIは間違えることがあるため、出力は必ず人が確認してから使う前提でお読みください。
そもそも、なぜ「部署別」に生成AIを考えるのですか？
全社に「AIを使おう」と号令をかけても現場が動きにくいのは、部署ごとに「毎日くり返している仕事」がまるで違うからです。営業はメールと提案書、経理は数字と規程、現場は報告とマニュアルと、扱う中身が異なります。だからこそ、自分の部署の仕事に当てはめた具体例を見せたほうが「これなら使えそうだ」と腹落ちしやすくなります。
生成AIが得意なのは、どの部署にも共通する次のような仕事です。これが「効く土台」になります。
- 文章のたたき台をつくる…メール、提案書、議事録、マニュアル、求人原稿などの下書き
- 長い文章を要約・整理する…会議メモ、長いメール、資料を短くまとめる
- 言葉や数字を決まった形に整える…箇条書き化、表への整理、敬語や言い回しの調整
- 「これで合っているか」の確認を手伝う…規程やルールの該当箇所を探す、考慮もれを洗い出す
逆に、生成AIが苦手・任せてはいけないのは「正確さが絶対に必要な最終判断」です。金額の確定、法的・税務的な結論、人事評価などは、AIの下書きを人が必ず確認・修正してから使うのが大前提です。この線引きを踏まえたうえで、部署ごとの使い方を見ていきます。
部署別の使い方を一覧で見るとどうなりますか？
まず全体像です。「どの部署で・どんな業務に・生成AIをどう使うか」を一覧表に整理しました。自社の部署に当てはめて、すぐ試せそうなものから選んでみてください。
| 部署 | 主な業務 | 生成AIの使い方（例） | 効きやすさ |
|---|---|---|---|
| 営業 | 提案・見積もり | 提案書やメールの下書き、商談メモの議事録化、断り文・お礼文の作成 | 高い |
| 営業 | 顧客対応 | よくある質問への返信文の準備、トーク台本のたたき台づくり | 高い |
| 経理・財務 | 集計・チェック | Excelの関数・手順の相談、数値の傾向のざっくり把握、入力ミスの観点出し | 中〜高 |
| 経理・財務 | 規程・ルール確認 | 社内の経費規程などを貼り付けて「この支出は対象か」を確認する補助 | 中 |
| 総務・人事 | 社内文書 | 案内文・通知・議事録・マニュアルの下書き、わかりやすい言い換え | 高い |
| 総務・人事 | 規程・求人 | 就業規則などのたたき台、求人原稿や面接質問リストの作成補助 | 中〜高 |
| 現場（建設・物流） | 報告・記録 | 作業日報・現場報告の文章化、写真メモの整理、定型報告のテンプレ化 | 高い |
| 現場（建設・物流） | 手順・教育 | 作業手順書・安全マニュアル・新人向け説明資料の下書き | 中〜高 |
表のとおり、どの部署でも「文章をつくる・整理する」仕事から始めると効果が出やすく、「数字や規程の確認」は補助として使い、最終判断は人が行うのが基本です。ここからは部署ごとに、具体的な業務例とプロンプト例を見ていきます。
営業部門では生成AIをどう使えますか？
営業で最も効くのは、提案書・メール・議事録といった「文章仕事」です。商談の前後に発生する書きものをAIに下書きさせ、人が中身を直す進め方にすると、一件あたりの事務時間を縮めやすくなります。具体的には次のような使い方です。
- 提案書のたたき台…相手の業種・課題・予算感を伝えて、構成と本文の下書きを作らせる
- メールの下書き…お礼、見積もり送付、フォロー、丁寧な断りなどの定型文を整える
- 議事録の整理…商談中に取った箇条書きメモを、要点・決定事項・次のアクションに分けて整理する
- 想定問答の準備…「価格が高いと言われたら」など、よくある反応への返し方を一緒に考える
たとえば商談メモを議事録にするなら、次のような指示が使えます。
あなたは営業アシスタントです。以下の商談メモを、社内共有用の議事録に整理してください。
【整理の形式】
1. 商談の概要（日付・相手・出席者）
2. 相手の課題・要望
3. 決定事項
4. 次回までのアクション（担当と期限）
丁寧すぎず簡潔に。メモにない事実は補わず、不明点は「要確認」と記してください。
【商談メモ】
（ここにメモを貼り付け）ポイントは、最後の一文のように「勝手に事実を作らないで」と釘を刺すことです。AIは“それらしい話”を埋めてしまうことがあるため、メモにない内容は補わせない指示が役立ちます。
経理・財務では生成AIをどう使えますか？
経理は数字を扱うため、「AIに計算させる」のは危険です。金額そのものをAIに任せるのではなく、「やり方の相談」や「観点出し」「規程の確認補助」に使うのが現実的です。具体的には次のような場面です。
- Excelの相談…「この集計をしたい」と伝え、使う関数や手順を教えてもらう（数式は自分で入れて検算する）
- 傾向のざっくり把握…貼り付けた数値の増減や気になる点を、人が気づきやすい形で言葉にしてもらう
- チェック観点の洗い出し…「経費精算で見落としやすい点は？」など、確認すべきポイントを列挙させる
- 規程の確認補助…自社の経費規程などを貼り付け、「この支出は対象か」の判断材料を一緒に探す
社内の経費規程に照らして確認する場合は、次のような指示が使えます。
以下は当社の経費規程です。続けて示す「申請内容」が、この規程に照らして対象になりそうか、判断の材料を整理してください。
・該当しそうな条項
・対象になりそうか／微妙か
・確認が必要な点
なお、これは下書きの確認補助です。最終判断は人が行う前提で、断定せず根拠を示してください。
【経費規程】
（ここに規程を貼り付け）
【申請内容】
（ここに申請内容を貼り付け）経理でAIが返す数字や結論はあくまで下書きです。最終的な金額や可否は必ず担当者と規程・税務の専門家が確認し、AIは「考える時間を短くする補助役」と位置づけると安全です。
総務・人事では生成AIをどう使えますか？
総務・人事は「社内向けの文章」が多く、生成AIと相性が良い部署です。案内文、通知、議事録、規程のたたき台、求人原稿、面接の質問リストなど、ゼロから書くと時間のかかる文書を下書きまで一気に進められます。
- 社内文書の下書き…全社向けの案内・通知・お知らせを、わかりやすい言葉で整える
- 規程・マニュアルのたたき台…既存の文面をもとに、読みやすい構成に整理する（内容の正しさは人が確認）
- 求人原稿…職種・仕事内容・求める人物像を伝えて、媒体に載せる文章のたたき台を作る
- 面接の準備…募集職種に合わせた質問リストや、確認したい観点を整理する
求人原稿のたたき台なら、次のような指示が使えます。
当社の求人原稿のたたき台を作成してください。
【職種】現場作業スタッフ（未経験歓迎）
【仕事内容】（簡単に箇条書きで）
【求める人物像】（簡単に箇条書きで）
【勤務地・条件】（わかる範囲で）
誇張や根拠のない好条件は書かず、未経験者にも伝わるやさしい言葉でお願いします。
決まっていない条件は「（要記入）」として、空欄を作ってください。人事に関わる文書は、書きぶり一つで応募者や社員の受け取り方が変わります。AIに整えてもらいつつ、最終的な表現と事実関係は必ず人が確認しましょう。とくに労務・法令に関わる規程は、専門家のチェックを前提にしてください。
建設・物流などの現場では生成AIをどう使えますか？
現場（建設・建築・物流など）では、「報告」と「マニュアル」に生成AIが効きます。日々の作業を文章にまとめる手間や新人に渡す手順書づくりは、下書きをAIに任せるだけで負担が軽くなります。スマホの音声入力で要点を吹き込み、それをAIに整えてもらう使い方も現実的です。
- 作業日報・現場報告…箇条書きの作業メモを、決まった形式の報告文に整える
- 定型報告のテンプレ化…毎回似た報告を、穴埋めで書ける雛形にしてもらう
- 手順書・マニュアル…作業の流れを伝えて、新人にもわかる手順書の下書きを作る
- 安全・教育の資料…注意点や声かけのポイントを、わかりやすい説明資料に整理する
作業メモを日報にするなら、次のような指示が使えます。
以下の作業メモを、現場の作業日報に整えてください。
【日報の形式】
・日付／現場名／天候
・本日の作業内容
・進捗（予定どおり／遅れ／前倒し）
・問題・気づき
・明日の予定
メモにない内容は補わず、足りない項目は「未記入」としてください。専門用語はそのまま残してかまいません。
【作業メモ】
（ここに作業メモを貼り付け）現場でのコツは、「最初から完璧な文章を狙わず、要点メモをAIに整えてもらう」と割り切ることです。手書きや音声で残した断片を整えるだけでも、報告にかかる時間と心理的な負担は大きく変わります。
部署で使い始めたあと、全社に広げるには何が必要ですか？
ここまでの例は、一部の人が試すだけならすぐ始められます。難しいのは、それを「部署全体・全社の当たり前」にする段階です。実際、最初に使えるのは一部の意欲的な社員だけで、多くの人は「何に使えばいいかわからない」「個人情報を入れて大丈夫か不安」と止まってしまいがちです。
この壁を越えるカギは、ツールよりも教育です。具体的には、次の3つが社内に共有されている状態を目指します。
- 自分の仕事での使いどころ…「営業のあなたなら、この業務にこう使う」という、職種に当てはめた具体例
- 安全に使うルール…顧客情報や機密をどこまで入れてよいか、出力をどう確認するかの社内ルール
- うまく使う指示の出し方…思いどおりの答えを引き出すプロンプトの基本
株式会社B.I.Yでは、こうした「部署ごとに自社の業務へ落とし込む」ことを重視した社員向けのAI活用研修をご用意しています（社員研修は30万円〜）。一般論の座学ではなく、御社の実際の業務を題材に、営業・経理・総務・現場それぞれが「自分の仕事でどう使うか」を持ち帰れる形で設計します。詳しくはAI活用教育・社員研修のページをご覧ください。
まず何から始めればよいですか
生成AIは、部署ごとに「毎日くり返している文章・整理・確認の仕事」から始めると、無理なく効果が出ます。営業は提案とメールと議事録、経理は集計と規程確認の補助、総務・人事は社内文書と求人、現場は報告とマニュアル――まずは自部署の一つの業務で、今日から下書きを任せてみてください。そして全社に広げる段階では、職種に当てはめた教育が要になります。
「自社の業務に当てはめると、どの部署で何から始めるのが良いか」を整理したい場合は、お気軽にご相談ください。株式会社B.I.Yは中小企業に特化したAI活用のパートナーとして、御社の部署・業務に合わせた進め方をご提案します。社員全体で使えるようにしたい場合は、社員向けAI活用研修（30万円〜）もご活用いただけます。
まずは無料相談から。「うちの部署の、この仕事に使えるか」だけでも構いません。お電話（050-3152-1971）またはお問い合わせフォームよりお気軽にご連絡ください。
よくある質問
部署ごとに生成AIはどう使い分ければよいですか？
扱う仕事に合わせて使い分けます。営業は提案書・メール・議事録の下書き、経理は集計の相談や規程確認の補助、総務・人事は社内文書や求人原稿の作成、現場は作業報告やマニュアルの下書きが効きやすい使い方です。どの部署でも「文章をつくる・整理する」仕事から始めると効果が出やすく、数字や規程は補助に使い、最終判断は人が行います。
営業でChatGPTなどの生成AIを使うと、何が変わりますか？
商談の前後に発生する書きものの時間を縮められます。提案書やメールのたたき台づくり、商談メモの議事録化、よくある反応への想定問答の準備などに使えます。AIが下書きを用意し、人が中身を確認・修正する進め方にすると、事務作業を減らしつつ品質を保ちやすくなります。
経理で生成AIに金額の計算をさせても大丈夫ですか？
金額そのものをAIに任せるのは避けてください。生成AIは計算を間違えることがあるため、Excelの手順の相談、数値の傾向のざっくり把握、チェック観点の洗い出し、規程の確認補助といった「考える補助」に使うのが安全です。最終的な金額や可否は、必ず担当者と専門家が確認してください。
現場の作業員でも生成AIは使えますか？
使えます。むしろ作業日報や現場報告、手順書づくりなど、文章にする手間がかかる仕事と相性が良い領域です。スマホの音声入力で要点を吹き込み、それをAIに決まった形式へ整えてもらう使い方なら、パソコン作業が得意でなくても取り入れやすくなります。
全社で生成AIを使えるようにするには、何から手をつければよいですか？
一部の社員の試用から始め、次に「職種ごとの使いどころ」「安全に使う社内ルール」「指示の出し方の基本」を全社で共有していくのが現実的です。この段階はツールより教育が要になります。自社の業務に合わせて進めたい場合は、B.I.Yの社員向けAI活用研修（30万円〜）もご活用ください。