自社の情報やルールを覚えさせた「専用AIアシスタント」は、プログラミングなしで作れます。ChatGPTの「GPTs（カスタムGPT）」や「プロジェクト機能」を使えば、自社の口調・よくある業務・社内のルールをあらかじめ教え込んだAIを、文章を書くだけで用意できます。「見積もりの考え方を覚えた相談役」「自社らしい言い回しで文章を直す係」を、毎回ゼロから説明することなく呼び出せるようになります。この記事では、作り方の手順、入れてはいけない情報、経営者がすぐ試せる具体例までを噛み砕いて整理します。なおGPTsやプロジェクト機能の名称・できること・対応プランは変わることがあるため、最新の仕様は必ず公式サイトでご確認ください。
自社専用AIアシスタントとは何か？
自社専用AIアシスタントとは、ひとことで言えば「自社のことをあらかじめ覚えさせた、専用のAI」です。ふつうのChatGPTは毎回まっさらな状態から始まるため、「うちは建設業で」「お客様にはこういう言葉づかいで」と使うたびに同じ前提を説明し直す必要があります。専用アシスタントは、その前提を一度教え込んでおくことで、最初から自社の事情を分かった状態で答えてくれます。毎回イチから説明する「初対面の人」が通常のAIなら、専用アシスタントは「自社を分かっているベテラン社員」に相談する感覚に近く、それをプログラミングなしで作れるのが今のAIの特徴です。
ChatGPTでこれを実現する代表的な仕組みが、次の2つです。名称や提供範囲は変わることがあるため、概念として押さえてください。
- GPTs（カスタムGPT）…用途ごとに「専用のAI」を作って保存しておける仕組み。役割や口調、参照させたい資料をあらかじめ設定でき、いつでも同じ設定で呼び出せます。
- プロジェクト機能…関連するやりとりや資料を一つの「プロジェクト」にまとめ、その中で共通の指示やファイルを使い回せる仕組み。案件や業務ごとに作業場を分けて整理するイメージです。
どちらも「自社の情報・ルール・口調を、AIに覚えさせておく」ための入れ物だと考えると分かりやすいでしょう。覚えさせておけば、前提を毎回打ち込む手間が消え、誰がいつ使っても答えのブレが小さくなり、作った「係」を社員にも使ってもらえます（共有の可否や範囲は機能・プランにより異なります）。これらの機能の対応プランや具体的なできること（使えるファイル形式・共有範囲など）は変更されることがあるため、最新の情報は提供元の公式サイトでご確認ください。
プログラミングなしで、どうやって作るのか？
作り方の中心は、コードを書くことではなく「AIへの指示文（どんな役割で、何を、どう答えてほしいか）を文章で用意すること」です。プログラミングの知識はいりません。やりたいことを日本語で書き、必要なら参考資料を読み込ませるだけです。操作画面はアップデートで変わるため、ここでは画面の細かな手順ではなく、共通する考え方の流れを示します。
- 用途を1つに絞る…「何でもできる万能AI」ではなく、「見積もりの相談役」「文章チェック係」のように役割を一つに決めます。役割が狭いほど精度が上がります。
- 指示文（役割・ルール・口調）を書く…「あなたは誰で」「何をする係で」「どんな言葉づかいで」「やってはいけないことは何か」を文章でまとめます（テンプレは後述します）。
- 覚えさせたい資料を用意する…自社の言い回し集、よくある質問と回答、社内ルールなど、参照させたい情報を整理します（機密情報の扱いは次章を必ずご確認ください）。
- 試して直す…実際に質問を投げ、答えがずれていれば指示文を書き足して調整します。数回のやりとりで自社向けに育ちます。
- 保存して呼び出す…完成した設定を保存し、次回からは用件だけを伝えて使います。社内で共有する場合は範囲を確認します。
ポイントは、最初から完璧を目指さず、短い指示文で一度作って使いながら直していくことです。各機能の作成画面・設定項目・対応プランは変更されることがあるため、実際に作る際は提供元の最新の案内をご確認ください。
入れてはいけない情報は何か？
先に結論をお伝えすると、外部のAIサービスに「漏れたら困る情報」をそのまま覚えさせるのは避けてください。入力した情報がどう扱われるかはサービスの仕様や契約プランによって異なるため、入れてよいものと避けるべきものを分けて考えることが大切です。一般論として、次のような情報は外部AIにそのまま渡さない、または社内でルールを決めてから扱うのが安全です。
- 個人情報…顧客や従業員の氏名・連絡先・マイナンバーなど。
- 取引先の機密…秘密保持契約（NDA）の対象となる図面・仕様・価格情報など。
- 自社の重要な数字や戦略…未公開の財務データ、原価の内訳、未発表の経営判断など。
- パスワードや認証情報…社内システムのID・パスワード、各種の鍵情報。
一方で、「自社の言い回しの好み」「よくある問い合わせと模範的な答え方」「社内で共有しても問題ないルール」などは、覚えさせる価値が高い情報です。ポイントは、「その情報が万一外に出たら困るか」を基準に判断すること。困るものは入れない、固有名詞や具体的な数字は伏せて一般化して渡す、といった工夫で多くのケースは安全に運用できます。
専用アシスタントに与える「指示文」はどう書く？
指示文は、専用アシスタントの“性格と仕事内容を決める設計図”です。難しく考える必要はなく、「①役割」「②目的」「③口調・ルール」「④やってはいけないこと」「⑤答え方の形式」の5つを埋めるだけで実用的になります。そのまま自社向けに書き換えて使えるテンプレートを示します。
あなたは「〇〇株式会社」専用のアシスタントです。
【役割】
（例：当社の見積もりの考え方を理解した相談役）
【目的】
（このアシスタントに何をしてほしいか。例：見積もり作成時の
判断の相談に乗り、抜け漏れを指摘する）
【当社について】
・業種：（例：建設業／物流業）
・お客様：（例：地元の工務店、法人の運送依頼主 など）
・大切にしていること：（例：納期厳守、安全第一）
【口調・ルール】
・ていねいな「です・ます」で答える
・専門用語は避け、わかりやすく説明する
・（自社特有の言い回しがあれば書く）
【やってはいけないこと】
・あいまいな点は推測で断定せず、確認すべき点として挙げる
・金額や契約は最終決定せず、判断材料の提示にとどめる
【答え方の形式】
・まず結論を1〜2行で示す
・そのあと理由や注意点を箇条書きで添えるこのテンプレートの空欄を自社の言葉で埋め、GPTsやプロジェクト機能の指示欄に貼り付ければ、自社専用アシスタントの土台ができます。コツは、「やってほしいこと」だけでなく「やってほしくないこと」も書くこと。「金額は最終決定しない」「あいまいな点は確認事項として返す」と明記しておくと、AIが行きすぎた答えを返すのを防げます。
どんな「係」を作ると役に立つのか？
専用アシスタントは、用途を絞った“係”として作ると、すぐに役立ちます。万能を狙うより「これを頼む相手」とはっきり決めるほうが精度も上がり、社内でも使われやすくなります。中小企業でつくりやすい例を挙げます。
| アシスタントの例 | 主な仕事 | 覚えさせる情報の例 |
|---|---|---|
| 見積もりの相談役 | 見積もり時の考え方を相談、抜け漏れを指摘 | 自社の見積もりルール、過去の判断の考え方 |
| 文章チェック係 | メールや文書を自社らしい言い回しに整える | 自社の口調・NGワード・お客様への基本姿勢 |
| 問い合わせ下書き係 | よくある質問への返信の下書きを作る | よくある質問と模範回答、対応方針 |
| 議事録まとめ係 | 打ち合わせメモを決定事項・宿題に整理 | 議事録のフォーマット、社内用語の言い換え |
| 新人向け説明係 | 社内のやり方や用語を新人にやさしく説明 | 社内ルール、専門用語のかみ砕いた説明 |
たとえば「文章チェック係」なら、自社のメールの良い例を覚えさせておくだけで、社員が書いた文面を“自社らしい言い回し”に整えてくれます。いずれの係も、いきなり全業務をカバーしようとせず、毎日くり返す小さな作業から1つ選んで作るのが成功のコツです。
もっと自社に合わせて使いこなすには？
ここまでの作り方は、特別な準備なしに今日から試せます。まずはこの記事の指示文テンプレートを自社向けに書き換え、一つだけ「係」を作ってみてください。一方で「作ってはみたが答えが自社の意図とずれる」「どの業務をアシスタント化すれば効果が大きいのか分からない」と感じる経営者も少なくありません。専用アシスタントは、指示文の書き方や、どの業務に当てはめるかの“見立て”によって使い勝手が大きく変わり、自己流だと「ちょっと便利なチャット」止まりで終わることもあるからです。
そこで株式会社B.I.Yでは、経営者ご本人が「自分でAIを使いこなせる」状態になることをゴールにしたAI個別プログラム（経営者向けの1ヶ月マンツーマン伴走）をご用意しています。社長の実際の業務を題材に、自社専用アシスタントの設計や指示文の磨き方、どの業務から手をつけるべきかまでを、専門家が伴走します。料金は1ヶ月10万円（税別）です。
まとめ：まずは一つ、自社の「係」を作ってみる
自社専用AIアシスタントは、GPTsやプロジェクト機能を使えば、プログラミングなしで作れます。大切なのは、用途を一つに絞り、自社の役割・ルール・口調を指示文にまとめて渡すこと。そして、漏れたら困る情報は入れない、という線引きを守ることです。この2つを押さえれば、安全に、自社にぴったりのアシスタントを育てられます。「自社の業務に合わせて本格的に使いこなしたい」とお考えなら、社長ご自身が1ヶ月で“自分でAIを使いこなせる”ようになることを目指すAI個別プログラム（経営者向けマンツーマン伴走・1ヶ月10万円税別）がお役に立てます。
「うちの仕事のどこにAIが効くのか、まず話を聞きたい」という段階でも構いません。お電話（050-3152-1971）またはお問い合わせフォームから、お気軽に無料相談をご利用ください。御社の業務に当てはめて、具体的にご説明します。なお、GPTsやプロジェクト機能の最新の仕様・対応プランは、提供元の公式サイトで必ずご確認ください。
よくある質問
自社の情報を覚えさせた専用AIアシスタントは、プログラミングなしで作れますか？
作れます。ChatGPTのGPTs（カスタムGPT）やプロジェクト機能を使えば、コードを書かずに、文章で指示するだけで自社専用のAIを用意できます。役割や口調、参照させたい資料を設定しておけば、毎回前提を説明し直さずに同じ設定で呼び出せます。なお機能の名称や対応プランは変わることがあるため、最新の仕様は公式サイトでご確認ください。
専用アシスタントに会社の情報を入れても安全ですか？
「漏れたら困る情報」はそのまま入れないのが基本です。個人情報、取引先の機密、未公開の数字、パスワードなどは避けてください。一方、自社の言い回しの好みや、よくある質問への模範的な答え方など、外に出ても問題ない情報は覚えさせる価値があります。判断に迷う情報は、社内で扱いのルールを決めておくと安心です。
どんな専用アシスタントから作るのがおすすめですか？
毎日くり返す小さな作業を一つ選ぶのがおすすめです。たとえば「文章チェック係」や「問い合わせの下書き係」は効果が分かりやすく、失敗しても困りません。いきなり全業務をカバーする万能AIを狙うより、役割を絞った“係”を一つ作るほうが精度も上がり、社内でも使われやすくなります。
作ってみたものの、答えが自社の意図とずれます。どうすればよいですか？
指示文に「やってほしくないこと」や「答え方の形式」を書き足していくと改善します。あいまいな点は断定しない、結論を先に示す、といったルールを明記するのが効果的です。それでも自社に合わせ込むのが難しい場合は、株式会社B.I.YのAI個別プログラムで、指示文の磨き方や業務への当てはめ方をマンツーマンで伴走します。まずは無料相談からご相談ください。