他社の「在庫管理」システムは、自社にも合う？実績を見るときの確かめ方

制作実績に「在庫管理システム」と書いてある。うちも在庫で困っているし、これなら使えそう。そう思ったとき、どこを確かめればいいでしょうか。

画面が見やすいことも、同じ業種の実績があることも、相談先を選ぶ材料になります。ただ、機能の名前が同じでも、その記録を使って決めることが違えば、必要な仕組みは変わります。商品と数量が並ぶ一覧だけでは、自社に合うかを判断しきれません。

大切なのは「他社と違うから全部作り直す」と身構えることではなく、共通して参考にできる考え方と、自社で確かめる条件を分けること。ここでは、在庫管理の実績を見た後、開発の相談を具体的にするための見方を整理します。

実績から分かることと、まだ分からないこと

Ｂ．Ｉ．Ｙの制作実績では、卸業の在庫管理・納品書作成を紹介しています。手書き・目視・感覚で把握していた在庫と、都度Excelへ入力していた納品書を、仕入れ取り込み・在庫管理・納品書作成を一つにつなぐ業務システムとして開発したものです。

この実績から参考にできるのは、在庫を見る仕事と書類を作る仕事を、別々の入力として扱わずにつなぐ考え方です。一方、その会社の機能が自社へそのまま移せるか、どの範囲なら使えるかは、自社の仕事を確認して初めて判断できます。公開していない運用条件や成果を、実績の見出しから補って考えないことが大切です。

例えば「納品書も作れる」と分かっても、取引先ごとの書式、誰が内容を確定するか、訂正した記録をどう残すかまでは、名前だけでは分かりません。そこを質問できると、見た目への感想から、導入できるかどうかの相談へ進めます。

以下の二つは、会社ごとの違いを説明するための仮定例です。Ｂ．Ｉ．Ｙのお客様の実際の運用や、確認済みの成果を紹介するものではありません。

同じ「在庫数」でも、誰の品物かで見方が変わる

仮に、自社が仕入れた商品を販売する卸会社と、複数の取引先から品物を預かる倉庫会社を比べます。どちらも商品名・数量・保管場所を一覧で見たい。でも、その一覧から確認したいことは同じではありません。

卸会社では、注文に対して自社の商品を出せるかが判断の一つになります。倉庫会社では、同じ名前の品物でも、荷主（ここでは、品物を預けた取引先）が違えば別の管理対象です。ある取引先の数量に、別の取引先の数量を足して見せると、誰の依頼に応じて動かせる品物なのかが分からなくなります。

この場合、画面に「荷主」という列を足せば済むかどうかを確認します。入庫時に荷主を選ぶ必要があるのか、出庫指示にもその情報があるのか、相手へ渡す在庫一覧はどの単位で分けるのか。表示する列だけでなく、入力の始まりから出力まで、同じ区別を保てる必要があります。

参考にできるのは、品物の出入りを記録し、その記録から数量を確かめる考え方です。個別に確かめるのは、何を一つの在庫として数えるか、誰の依頼で動かせるか。同じ商品名が表示されているから合う、とは言い切れない理由がここにあります。

社長は「一覧で把握できれば助かる」と考え、担当者は「この取引先の分を混ぜないでほしい」と考えるかもしれません。どちらも必要な条件です。担当者の区別を面倒なこだわりとして省くと、一覧ができても安心して判断できなくなります。

納品書の形が同じでも、必要な情報の来方が違う

もう一つ、仮に二つの卸会社が同じような納品書を使っている場面を考えます。一社は注文書にある商品・数量を使えば作れる。もう一社は、それに加えて、取引先が指定する発注番号を記載する必要があるとします。

番号が注文書の決まった欄に毎回載っているなら、取り込む項目として検討できます。ところが、注文を受けた後、別のメールで番号が届く取引先もあるなら、書式を変えるだけでは足りません。誰が追加し、何を見て照合し、番号が未着のときはどこまで進めるかを確かめる必要があります。

ここで「番号が届くまで在庫も動かさない」と決めると、先に出荷した事実と記録がずれてしまうかもしれません。実際に出荷したことと、納品書の必要項目がそろったことは別です。この仮定例なら、「出荷済み、書類確認待ち」と区別できるかが判断材料になります。

変更したいのが文字の位置だけなのか、情報を補う仕事なのか、仕事が終わる条件なのか。同じ「納品書の修正」という相談でも、必要な作業が違います。これは担当者が入力を怠った話ではありません。情報が届く順番に合わせて、記録と確認の進め方を決める話です。

既存のシステムを見せてもらうときも、完成した納品書だけでなく、「この番号がまだ届いていない一件は、どの状態で残りますか」と聞いてみる。自社の条件を入れた質問の方が、機能一覧を見るだけより、合うところと足りないところを判断しやすくなります。

違いは「表示」「記録」「判断」に分けてみる

自社と実績の違いを見つけたら、すぐに大きな機能追加だと考えなくても構いません。まず、どこが違うのかを三つに分けます。これは開発の難しさや価格を断定する分類ではなく、相談で確かめる場所をそろえるための整理です。

• 表示の違い：項目の呼び方、並び順、帳票の文字位置など。元の情報がすでに記録されているかも確認します。
• 記録の違い：荷主や発注番号など、区別に必要な情報が今の仕組みにあるか。ないなら、誰がいつ記録するかを決めます。
• 判断の違い：確定する条件、確認する担当者、訂正できる範囲など。何を待っている状態かを区別できるか確かめます。

例えば、表示名を変更したいだけでも、その名前が他の書類や取引先のデータと結び付いているなら、影響を調べる必要があります。逆に、足りない項目があっても、今のソフトの設定で扱えるかもしれません。違いの数だけで、専用開発が必要か、簡単かを決めないことが大事です。

相談先には「この違いは設定で対応できるのか」「作る部分が必要なのか」「運用を整理する方がよいのか」を確かめます。どれを選ぶ場合も、データ移行、操作説明、運用中の変更がどこまで含まれるかを見積りの範囲としてそろえてください。実績があることだけで、自社の費用や納期まで決まるわけではありません。

自社の一件を通して、残る手作業を見る

試せる段階になったら、自社の通常の一件と、訂正や確認待ちになる一件を、入力から最後の一覧・帳票まで追ってみます。試す資料は相談先と共有方法を確認し、必要に応じて架空の値にした見本を使います。他社の実データを見せてもらう必要はありません。

見るのは、ボタンが押せたかだけではありません。別のExcelへ打ち直す場面が残るか、一覧を見た担当者が次の作業を判断できるか、直した後に誰へ知らせるか。社長の確認したい数字と、現場が進めるための記録が、同じ一件の中でつながっているかを確かめます。

一件で動いたから全社に合うとは限りません。ただ、どこで情報が足りなくなり、どの確認が残るかを見つければ、次に調べる範囲が具体的になります。入出庫は今のソフトで十分、納品書の作成だけ補いたい、という結論でも構いません。実績と同じ一式を導入することが目的ではないからです。

まずは実績と自社の「同じ・違う・未確認」を一行ずつ

今日できることは、気になった実績を一つ選び、自社の仕事と比べて「同じ」「違う」「まだ分からない」を一行ずつ書くことです。「在庫と納品書が別々なのは同じ」「うちは荷主を分ける」「訂正の扱いは未確認」。専門的な仕様書にしなくても、この三行が相談の出発点になります。

Ｂ．Ｉ．Ｙは、必要な部分を作り、導入時の説明や運用中の改善まで、仕事と契約範囲を確認しながら進めます。使い始めてから分かった違いも、対応する範囲・優先順位・費用を確認して扱います。開発から直接相談でき、顧問契約は前提ではありません。

埼玉県川口市を拠点とするＢ．Ｉ．Ｙの公式LINEへ、「在庫と納品書の事例を見ました。うちの仕事にも合うか相談したい」と一言お送りください。まずは、自社で困っている作業を一つ教えてください。