受注から請求まで全部つなぐ前に。最初は「受注を共有する」範囲を決める

月末の請求まで一つにしたい。でも、いま困っているのは、朝受けた注文を手配担当へ伝えるたび、同じ内容を別のExcelへ打ち直すこと。業務システムを考え始めると、目の前の手作業と、将来やりたいことが一つの話になりやすいものです。

社長には、いずれ全体の数字が見えるようにしたいという目的がある。一方、毎日使う担当者には、まず今日の注文を間違えずに渡したいという仕事がある。どちらかを諦めるのでなく、最初に頼む範囲を、その二つの間に置いてみてください。

「受注管理の画面を一つ作る」より、「受けた注文を確認し、手配する人が同じ内容を見て動き始められるところまで」。こんな区切り方です。画面数より、誰の仕事がどこまで進むかを決めると、開発を頼む意味と、導入後に残る仕事が見えてきます。

「小さく始める」は、入力する場所を増やすことではない

予算を抑えるため、まず受注の入力画面だけ作るとします。ところが手配担当は別の一覧を使うので、新しい画面を見ながら、品名、数量、希望日をもう一度打ち直す。そのままだと、会社に入力先が一つ増えた形になります。

小さくするのは、仕事の途中で情報を切ることとは違います。最初に変える業務は絞っても、その業務を使う次の人へ、必要な内容を渡せるところまで考える。ここが、機能を単に減らすこととの違いです。

受注から請求まで全部を同時に作る必要はありません。ただ、「今回の受注共有ができた」と判断する終わりは欲しい。例えば、確認済みの注文について、手配担当が対象を見つけ、必要な品名や数量を打ち直さずに確認できるところまで。出荷や請求を自動にするかは、その後の別の判断にできます。

下の図は、一件の受注を手配担当へ渡すところまでを、最初の候補にした説明用の例です。すべての会社で、この範囲が最適という意味ではありません。

卸の仮定例：注文を写す人を減らす範囲を選ぶ

ここからの卸業と建築業の場面は、依頼範囲を考えるための仮定です。Ｂ．Ｉ．Ｙの顧客の運用や、導入後の成果を紹介するものではありません。

卸会社で、営業が受けた注文をExcelへ記録し、事務担当が倉庫へ渡す一覧を別のExcelで作っているとします。在庫と請求は、いまの販売管理ソフトで処理できている。今回一番減らしたいのは、注文の内容を倉庫向けに書き直す仕事です。

この場合、まず検討する範囲は、注文の記録、内容の確認、倉庫が見る手配一覧です。営業が記録した内容を、確認した後で手配担当へ渡す。手配担当が必要な注文を選び、品名や数量を確かめられるところまでを、一続きで考えます。

ただし、一覧へ出ただけで出荷してよいとは限りません。希望日は取引先の希望なのか、社内で約束した日なのか。数量は注文された数なのか、今日そろえられる数なのか。担当者が見分ける必要がある情報は、今使っている呼び名も含めて確かめます。

在庫の更新と請求を今回は残すなら、その作業まで自動になるとは説明しません。必要な情報を既存ソフトへ誰がどう渡すかも含め、残る仕事を確認します。最初の開発が小さくても、別のところで毎回転記が増えるなら、範囲の切り方を考え直す理由になります。

建築の仮定例：工事を受けた後の社内手配から始める

建築会社で、受注した工事を事務所のExcelへ入れ、担当者が材料や作業の準備用に別の一覧へ写しているとします。社長は、将来的に工事ごとの請求まで見たい。一方、いま現場で困るのは、どの工事について何を準備するかの聞き直しだとします。

ここでは、最初の範囲を「工事の受注情報を、社内の手配担当へ渡すところ」に置く方法があります。工事名、場所、社内担当、準備する内容について、確認した情報を同じ工事に結び付けます。手配する側が、いま準備に使う内容を見つけられることを目指します。

受注時点で材料や日程のすべてが決まるとは限りません。まだ決まっていないものを、必須欄を埋めるためだけに確定情報へ変えない。誰が内容を確かめ、どの情報がそろったら手配に渡すかは、会社側の判断として残します。

この区切りなら、協力会社への発注書の送付や請求までを、最初から全部含める必要があるかを分けて相談できます。ただ、実際の発注や契約条件を管理するための仕組みまで今回必要なら、そこを外してよいとは限りません。小さくすることを優先して、仕事に必要な確認を抜かないようにします。

社長が将来見たい数字は、今回の目的とは別にメモへ残します。いま作る機能へ全部押し込まず、後で検討するとき何が必要かを相談する材料にする。将来像を持つことと、今回全部を発注することは、分けて考えられます。

境目のところで、何を手作業として残すか

最初に頼む範囲を決めるときは、始まりと終わりだけでなく、その外側との受け渡しも見ます。受け取った注文を誰が記録するか。何を見て内容を確認するか。手配担当はどの一覧を使うか。既存ソフトに入力する仕事が残るなら、誰が担当するか。このつながりが、実際の使い方になります。

「他のソフトとの連携は対象外」という説明だけでは、仕事が続くか判断しにくいものです。例えば「今回は手配一覧まで。販売管理ソフトへ渡すときは、担当者が確認して入力する」と分かれば、残る負担を比較できます。その受け渡しまで作る必要があるかも、具体的に相談できます。

将来つなぎたいソフトがある場合も、今の開発が終われば必ず簡単につながる、とは決められません。受け取れるファイル形式や接続方法、必要な項目を調べる必要があります。将来の希望は先に伝え、今回確認することと、追加で調べることを分けます。

もう一つ見たいのは、入力する人を増やしていないかです。新しい画面に入れた後で、従来のExcelにも同じ内容を残すなら、その理由と期間を確認します。移行のための一時的な確認か、今後も続ける仕事か。それによって、最初の範囲が小さくて済むのか、二重管理が残るのかが変わります。

作る前に、Excel改善や既製サービスでも比べる

受注と手配を同じ人が担当し、必要な項目も一つのファイルへ収まるなら、入力欄と一覧の作り方を整える方法から検討できます。新しいシステムに変えること自体を目的にする必要はありません。

いまの販売管理ソフトに、注文の一覧や社内共有の機能がある場合もあります。普段の注文を一件使って、記録から手配まで進められるかを確認します。機能名が似ているだけでは、会社の確認手順や残したい帳票に合うかは分からないので、実際の操作で比べたいところです。

複数のExcelを担当者ごとに持ち、同じ情報を写すたびに確認が挟まるなら、その受け渡しを作る個別開発が候補になります。残すExcelや既存ソフトも含め、最初に変える仕事を選びます。「全部入れ替えられるか」より、「今回減らしたい打ち直しまで届くか」で考える方が、必要な範囲を話しやすくなります。

見積りでは画面の数だけで比べず、使う人、必要な帳票、移すデータ、外部ソフトとの受け渡し、操作説明までを確認します。機能ができた後、担当者が普段の注文で使って確かめる機会も相談してください。導入後の支援や追加開発は、期間・範囲・費用を確認して進めるものです。

今日、一件の注文に「今回はここまで」と線を引く

最近受けた注文を一件選び、受け取ったところから、次の担当者へ渡すところまでを短く書いてみてください。同じ内容を打ち直している箇所と、人が内容を決めている箇所に、それぞれ印を付けます。

そのうえで、「この打ち直しを減らし、手配する人が同じ内容を見られるところまで」と、今回の終わりを一文にしてみる。全社の仕事を完璧に整理できなくても構いません。境目の先に残る作業も一行添えれば、最初に頼みたい範囲と、後で検討する仕事を相談できます。

埼玉県川口市のＢ．Ｉ．Ｙでは、Excelのシステム化で、残したい帳票と必要な開発範囲を一緒に整理します。初回のオンライン相談は30分が目安。困っている仕事、小さく始める範囲、費用の考え方を一枚のメモに整理します。初回のファイル添付や仕様書の準備は不要です。詳しい金額や日程は、必要な確認を行ってからご案内します。

公式LINEへ「受注を別のExcelへ写して手配しています。まず変える範囲を相談したい」と一言お送りください。顧問契約を前提にせず、開発から直接ご相談いただけます。まずは、いま受けた一件の注文から話せます。