顧問に相談する？開発を直接頼む？二つの入口の選び方

紙の日報を減らしたい。Excelの集計も重い。社員からは、使っているソフトの相談も来る。会社の仕事を楽にしたいけれど、顧問を頼むのか、システムを作ってもらうのか、そこで止まってしまう。

名前だけ見ると、少し分かりにくいですよね。選ぶときに大事なのは、いま頼みたいのが「改善の順番を一緒に決め続けること」なのか、「一つの仕事を動く仕組みにすること」なのかです。顧問は開発の前に必ず通る手順ではありません。開発から直接相談することもできます。

ただ、「困りごとが多いから顧問」「一つだから開発」と数だけで決めるのも早い。以下の建設業・卸業の場面は、選び方を説明するための仮定例です。実際の顧客の運用や成果を紹介するものではありません。

まず「困っていること」と「頼みたいこと」を分ける

例えば建設会社で、日報が集まらない、案件別の費用が見えない、発注の変更が伝わらない、という三つの困りごとがあるとします。一見、三種類のシステムが必要そうです。でも、案件の名前が部署ごとに違い、誰が変更を確定するかも決まっていないなら、三つに共通する記録のルールを先に整える方がよいかもしれません。

反対に「日報が集まらない」という一つの問題でも、書く項目が多すぎる、現場に入力できる端末がない、提出後に誰も内容を見ない、と原因が分かれます。アプリを入れるだけで全部が解決するとは限りません。社員が使わない、と片付ける前に、書く側と受け取る側の両方の仕事を見たいところです。

ここで頼みたいのが、会社全体の困りごとを整理し、何から試すか決め、使った結果を見て次の手を考える支援なら、継続して相談できる顧問が候補になります。日報の項目を減らす、Excelのまとめ方を直す、既存サービスを試す、必要な部分を作る。方法を決める前から、選択肢を比べていく相談です。

最初の相談で原因が分からないからといって、すぐ継続契約が必要になるわけではありません。まず一つの仕事を見て整理できるのか、その後も会社全体の判断を継続して支えてほしいのか。迷いがあることと、継続支援が必要なことは分けて考えます。

一つの仕事を変えたいなら、開発から相談できる

別の例として、卸業で取引先ごとの納品一覧を、毎日Excelに打ち直している会社を考えます。今の販売管理ソフトは残したい。出力される納品データを使い、取引先の書式に合わせた一覧を作りたい。誰が作り、誰が確認するかも分かっている。ここまで仕事の目的が見えているなら、必要な部分の開発を直接相談する入口が合います。

もちろん、その時点で画面の設計や仕様書を完成させる必要はありません。元のデータで足りるか、訂正後も正しく作れるか、Excelの設定で対応できないかは、相談や調査で確かめることです。「帳票の打ち直しを減らしたい」という目的と、現在の作業が分かれば、検討を始める材料になります。

この場合、開発を頼む理由は、会社のITについて毎月広く相談することより、納品一覧を作る一連の仕事を形にすることです。入力、出力、確認、社員への説明まで、どこを依頼に含めるかを整理します。作る前に仕事を聞くことも、完成後に使い方を説明することも、開発に必要な支援として見積もりに入る場合があります。

作る対象が一つに絞れていても、既存機能で足りると分かれば、開発しない選択はあります。逆に、相談中に他部署の判断や運用の整理が必要になることもあります。そのときは、追加で必要な仕事と費用を確認してから進めます。途中で分かった課題を、契約名だけで全部引き受けてもらえると考えないことが大切です。

完成後の相談は、どちらの支援に入る？

顧問と開発を分けるとき、作る前より迷いやすいのが、使い始めてからの相談です。どちらにも「サポート」という言葉があるからです。ただ、支える対象は同じとは限りません。

例えば、作った日報システムで入力方法が分からない、確認する人を追加したい、特定の画面に不具合がある。これは、そのシステムの導入支援・保守・改修として、開発契約の範囲を確認する相談です。一方、別の部署のPCを選びたい、会社全体のアカウント管理を見直したい、次にどの業務を改善するか決めたい、という相談は、顧問が担う範囲の候補になります。

同じ「入力欄を増やしてほしい」でも、当初の約束どおりに動かない部分の修正なのか、運用して分かった新しい要望なのかで扱いが変わります。月額の保守があるから無料、顧問がいるから開発も込み、とは限りません。新しい機能が他の画面や帳票にも関わるなら、影響と追加費用を確認する必要があります。

依頼先が同じでも、この区別を言葉にしておくと、社員も相談先を迷いにくくなります。契約の名前を覚えるより、「この困りごとは、どの支援に含まれるか」が分かる方が実用的です。

両方頼むなら、重なる範囲と合計費用を見る

会社全体の改善を相談しながら、決まった一部分を開発する。二つを併用する形もあります。そのときに確かめたいのは、同じ作業を別々の契約でどこまで扱うかです。

例えば、現場の作業確認や社員への操作説明が、顧問の提案にも開発の見積もりにも書かれていたとします。表現が似ているだけで、必ず二重請求とは言えません。会社全体の課題を探す確認と、作る画面を決める確認では、目的が違う場合もあるからです。ただし、誰に何回説明するか、何を決めるかが曖昧なままだと、費用と依頼範囲を比べられません。

「現場を確認する」「導入を支える」という言葉を、実際の作業に分けて確認します。同じ説明を一度行うのか、全体の相談と開発の打ち合わせを別に行うのか。どちらの契約で扱い、合計でいくらになるのか。契約前に一覧で示してもらうと判断しやすくなります。

比較するのは初期費用と月額だけではありません。最低契約期間、追加作業の条件、別途必要なソフトの利用料、終了時の引き継ぎも見ます。安い月額に見えても、自社で毎回準備する仕事が多いなら、その時間も負担です。顧問と開発のどちらがお得かを一般論で決めず、必要な支援と、同じ期間にかかる合計を合わせて見ることが大事です。

頼んだ後、社内で誰が決めるかも残す

社長が全部の操作を覚える必要はありません。ただ、改善の優先順位と予算を決める人、普段の作業を説明する人、試した結果を伝える人は、社内でも決めておきたい。小さな会社なら兼任でも構いません。窓口を一人にしても、その人だけで現場のルール変更まで決められるとは限らないため、判断が必要な話の戻し先を明確にします。

建設業の例なら、日報を短くした後に必要な記録が欠けていないかを、書く人と集計する人の両方で確認する。卸業の例なら、新しい一覧で通常の納品と訂正のある納品を作り、担当者が次の日も同じ手順で作れるかを見る。支援を評価するときも、打ち合わせの回数や新しい機能の数だけでなく、実際の仕事がどう変わったかを確かめます。

「頼んだのに、社内でもやることがあるのか」と感じるかもしれません。でも、社員だけに導入を任せるのでも、外部へ会社の判断を全部渡すのでもなく、決める人と支える人をそろえる。ここが、使い続けられる仕組みにするための大事な部分です。

今日の困りごとを、一件だけ書いてみる

まずは最近止まった仕事を一件選び、「どんな場面か」「何を頼めたら助かるか」「まだ決められないことは何か」を短く書いてみてください。例えば、日報が集まらず集計が遅れる、改善の順番から相談したい、社員が使える方法が分からない。あるいは、納品一覧を打ち直している、一覧を作る部分を頼みたい、今の出力で足りるか分からない。難しい言葉に直す必要はありません。

Ｂ．Ｉ．Ｙは、5年間の顧問でExcel・マクロ・業務の仕組みづくりに取り組んできました。最近はAIを活用した開発も行っていますが、方法を先に決めるのではなく、現場の仕事に何が合うかを考えます。継続して相談できる内容と開発サービスとの違いは、AI・IT顧問のページでご案内しています。開発だけの直接相談も可能で、併用する場合は契約ごとの支援範囲と合計費用を確認します。

埼玉県川口市を拠点とするＢ．Ｉ．Ｙの公式LINEへ、「困りごとがいくつかあり、何から改善するか整理したい」と一言お送りください。作りたい仕事が決まっている場合は、その仕事を一つ書いていただいても大丈夫です。