納期を聞かれるたび、三つのExcelを探していませんか？｜返事の前にそろえたい記録

お客様から「この商品、いつ届きますか」と問い合わせが来た。営業が在庫表を開き、別の発注表で入荷予定を探し、ほかの担当者に先の注文を聞く。返事を一つするために、同じ商品の記録を何度も探し直していないでしょうか。

社長は、その場で早く答えられるようにしたい。一方、担当者は、棚にある数だけを見て約束するわけにはいきません。先に受けた注文や、仕入先へ確認中の予定があるからです。慎重な確認をなくすより、確認の材料を集め直す仕事から見直せます。

今回は、納期の問い合わせを受け、必要な記録をそろえ、人が内容を確かめて返事をするまでを考えます。受注や在庫を全部作り直す前に、どの情報が一緒に見えると判断しやすいかを、一件の仕事から選ぶ話です。

在庫の数字だけでは、返事に使う日付は決まらない

在庫表は、いま持っている品物を確かめるために使います。ただし、画面の「在庫」が現物の数なのか、ほかの注文へ確保した分を除いた数なのかで、読み方は変わります。自社の表で、その欄が何を表しているかを先に合わせます。

入荷予定は、これから届く見込みの記録です。仕入先へ希望を伝えた日付と、仕入先から回答をもらった日付が、同じ欄に入っていることもあるかもしれません。日付があるだけで、確認済みと決めないことが大切です。

さらに、すでに受けた注文の分を、いつ、どれだけ使うかも関わります。今ある品物と、これから来る品物を足して見せるだけでは、目の前のお客様へ何を答えられるかは決まりません。納め先や配送の段取りも、別に確かめる場合があります。

担当者は、その意味の違いを頭の中でつないでいるのかもしれません。だから、表を一つの画面へ並べるだけでなく、何が確認済みで、何をまだ聞く必要があるかが分かる形にします。仕組みが返事を勝手に決めるのではなく、人が判断する材料へたどりやすくする考え方です。

卸の仮定例：棚にはあるが、先の注文の分かもしれない

ここからの卸会社と建築資材を扱う会社の場面は、考え方を説明するための仮定です。Ｂ．Ｉ．Ｙのお客様の実際の運用や、導入後の成果を示すものではありません。

卸会社で、在庫は倉庫のExcel、注文は営業のExcel、追加の仕入れは事務所の発注表で管理しているとします。営業へ新しい問い合わせが入り、同じ商品が棚にはあると分かりました。でも、別のお客様へ渡す分かどうかは、営業の担当者に聞かないと分かりません。

このとき、在庫表だけを見やすくしても、聞き直す仕事は残ります。新しい問い合わせと同じ商品について、現在の在庫、先の注文、必要なら入荷予定を、同じ条件で確かめられることが候補になります。商品名の似た行を並べるのでなく、自社で使っている商品や数量の単位をそろえて見ます。

ただし、先の注文があるという理由だけで、今回の問い合わせを断ると決める話でもありません。必要な数量と時期、追加で用意できる見込みを、人が確かめます。仕入先への確認が必要なら、その確認待ちと、すでに答えた日付を混ぜないようにします。

営業が電話で確かめた内容も、本人の手帳だけに残るなら、別の担当者がまた同じことを聞くことになります。何を根拠に返事をしたか、まだ確認中なら次に誰が確かめるかを、対象の問い合わせに結び付けて残す。その範囲まで考えると、返事をした後の引き継ぎも話しやすくなります。

建築資材の仮定例：仕入先の出荷日と、現場へ届く日は違う

別の仮定として、建築資材を扱う会社で、現場から必要な日を聞き、仕入先の入荷予定を見て返事をする仕事を考えます。発注表には、仕入先から聞いた日付があります。一方、現場が知りたいのは、自分たちの作業までに、その場所で資材を使えるかです。

発注表の日付が仕入先の出荷日なら、自社に到着する日と同じではありません。自社の倉庫へ届く予定でも、そこから現場へ運ぶ手配が残る場合があります。日付を一つコピーする前に、どこに届く、何の予定なのかを確かめる必要があります。

この仕事では、問い合わせにある商品、数量、必要な場所と日を、仕入先の回答や配送の確認に結び付けられると、探し直す範囲を絞れます。会社の中で呼び名が違う場合は、何が同じ資材なのかを担当者に確認します。似た名前だから代替品を使える、と機械に決めさせる話ではありません。

予定がまだ確認できていないなら、空欄を見栄えのために埋めず、確認先と次に連絡する内容が分かるようにします。現場も、事務所も、返事がない理由を毎回最初から説明し直さずに済む形を考えます。確認そのものは残し、その前後の情報をつなぐわけです。

また、現場の必要な日が変わったときは、以前の回答をそのまま使えるかを見直します。前に答えた記録を残すことと、その日付が今も使えることは別です。細かな例外を全部作り込む前に、問い合わせと確認した回答が、同じ一件として分かるところから始められます。

一覧へ集める前に、毎回聞いている情報を選ぶ

営業、倉庫、事務所の表が分かれているのは、それぞれの仕事で使いやすい形があるからです。まず全部を一つの様式に変えると、現場の入力が増えるかもしれません。納期の返事に必要な項目を、実際の一件から選ぶ方が、変える範囲を考えやすくなります。

見たいのは、商品、数量、必要な日、今の在庫、関係する注文、入荷予定の意味と確認状況です。全部の会社で、この項目を一式入力する必要があるわけではありません。問い合わせのたびに電話や別表で確認しているものを拾い、その情報が今どこにあり、誰が更新するかを見ます。

集めた一覧を誰が更新するかも大切です。担当者が三つの表を見ながら、新しい確認表へさらに打ち直すなら、確認する場所が増えただけになります。元の記録を使う方法を考えるか、今回の依頼にどこまでの入力・更新を含めるかを相談します。

更新時点も判断材料です。朝の一覧をそのまま見ている間に、別の注文や入荷の連絡が入る仕事なら、返事の直前に何を確かめるかを決めます。「一画面で見える」ことを、「いつでも最新で、そのまま約束できる」ことと同じには扱いません。

最初に作る範囲は、問い合わせから回答記録まで

使う人数が限られ、同じ人が在庫と発注を確認できているなら、今のExcelで項目の意味や保存先をそろえる方法から考えられます。いまの販売管理ソフトに、必要な在庫や入荷予定を確認できる機能があるかも見ます。新しいシステムを作ることが出発点ではありません。

複数の表を行き来して材料を集め、聞いた内容をさらに写しているなら、その受け渡しを個別に作る選択があります。例えば、一つの商品群の問い合わせについて、確認に使う記録を集め、担当者が返事と根拠を残すところまでを最初の候補にします。これは依頼範囲の考え方で、標準パックを示すものではありません。

仕入先の最新情報を自動で取得したい場合は、相手のシステムから何を受け取れるかを別に確認します。発注表があるだけで、仕入先の予定が自動更新されるわけではありません。メールや電話で確認する仕事を残すなら、受け取った内容を誰が記録するかも合わせます。

導入時には、すぐ回答できる一件と、仕入先への確認が残る一件で、担当者が仕事を進められるかを見ます。入力の説明だけでなく、何を見て、何を確認し、どこへ返事を残すかまで確かめる。初期データの準備、操作説明、利用後の振り返り、追加する連携の範囲と費用も分けて相談します。

今日、一つの返事で開いたものをメモしてみる

最近受けた納期の問い合わせを一件選び、返事をするまでに開いたExcelと、確認した相手を並べてください。どの商品の何を確かめたか、日付が何の予定だったか、返事をどこへ残したかを短く添えます。機密情報を含む表を、いきなり外へ送る必要はありません。

同じ商品を探し直す手間が重いのか、予定の意味を確かめる電話が重いのか、回答した後の記録が残らないのか。止まる場所が分かると、全部を入れ替える話より、最初に何をつなぐかを相談しやすくなります。

埼玉県川口市のＢ．Ｉ．Ｙでは、Excelのシステム化で、今の表を活かす方法や既製サービスも含め、必要な範囲から個別に検討します。開発の相談に顧問契約は必要ありません。

初回のオンライン相談は30分が目安です。困っている仕事、小さく始める範囲、費用の考え方・確認事項を一枚のメモに整理します。初回のファイル添付や仕様書は不要で、詳しい金額や納期は必要な確認を行ってからご案内します。

Ｂ．Ｉ．Ｙの公式LINEで相談するから、「納期を答えるたびに、在庫と発注のExcelを探しています。確認する材料をそろえるところから相談したい」と一言お送りください。