材料を現場へ出すたび、二つのExcelに入力していませんか？｜在庫と現場別の記録をつなぐ

朝、倉庫から現場へ材料を出す。品名と数量を紙に残し、事務所が在庫Excelの数を減らす。その後、同じ紙を見て、現場別のExcelにも品名と数量を入力する。ひとつの持ち出しなのに、記録する仕事が二つに分かれていないでしょうか。

社長は、倉庫に何が残り、どの現場へ出たかを知りたい。一方、倉庫の担当者は出発前の準備を進め、事務担当者は、行先を確認してから表に残したい。どちらの表も必要だからこそ、同じ内容を写す仕事が続くことがあります。

今回は、会社で共通に保管する材料を、倉庫から自社の現場へ出す仕事を扱います。工具を一台ずつ貸し出して返却を追う話や、材料費を計算する話とは分けます。実際に何をどの現場へ出したか。その一件を、必要な二つの見方で使う考え方です。

倉庫の残数と、現場へ渡した数量。二つの表が欲しい理由

在庫表を使う人は、次の仕事に出せる材料が倉庫にあるかを見ています。現場別の表を使う人は、今回の工事に何を渡したかを見ています。見たいものが違うので、一覧の形が違うのは自然です。

ただ、見方が二つあることと、同じ品名や数量を二度入力することは、必ずしも同じではありません。品物、出した数量、行先の現場、出した日が一件の記録にそろえば、それを使って倉庫側と現場側の一覧を作る方法を検討できます。

先に残数だけを直接書き換えると、どこへ出した分なのかは、別の紙や担当者の記憶に残ります。後から現場別に知ろうとしても、もう一度材料名を入力し、数量を聞き直すことになる。担当者の入力が遅いというより、出した一件の情報が表の間で途切れているんですね。

ここで区別したいのは、持ち出す予定、実際に倉庫から出した数量、現場で使い終えた数量です。出庫の記録をつないでも、使用量まで自動で分かるわけではありません。まずは「現場へ出したところまで」が分かる範囲に絞れます。

行先が決まる工事会社なら、出した一件を次の一覧にも使う

ここからの二つの場面は、方法を選ぶための仮定です。Ｂ．Ｉ．Ｙのお客様の実際の運用や、導入後の成果を紹介するものではありません。

設備工事会社で、よく使う取付部材を共通の倉庫に置いているとします。現場担当者が当日必要な物を選び、倉庫の担当者と現物を見て、品名、数量、行先の現場を確かめます。いまは、その紙を事務所へ渡し、在庫表と現場別一覧へ順に写しています。

この仕事なら、確認した持ち出しを一件ずつ残し、倉庫の数量を見る一覧と、現場別に出した物を見る一覧の両方へ使う方法が考えられます。二つの表を同じ見た目にする必要はありません。現場別の一覧では現場と日付を中心に、倉庫側では品物を中心に並べる。その元の一件を共通にするわけです。

大切なのは、現場からの依頼メモを、そのまま出した記録にしないことです。頼まれた品物の一部を別の部材へ変更したり、持ち出す数量を現物に合わせたりする場合があります。担当者が実際に渡す内容を確かめ、その結果を残します。

事務所は、倉庫で決まった品名をもう一度打つ代わりに、対象の現場や数量が合うかを見ます。倉庫の担当者にすべての帳票を作ってもらうのではなく、現物を扱う人が分かる情報と、事務所が必要とする情報を合わせる。そこが最初の相談範囲になります。

一つの便で二つの現場へ運ぶなら、合計だけでは足りない

別の仮定例です。内装工事の会社で、一台の車に二つの現場へ届ける共通材料を積んでいます。倉庫のメモには、一度に出した合計だけが書かれています。事務所は現場別の表を作る際に、担当者へ内訳を聞き直しています。

この場合、合計の数量をそのまま二つの現場へコピーしてはいけません。倉庫から出た合計と、現場ごとの内訳を区別する必要があります。どちらの現場へ渡す分かが積み込みの時点で決まるなら、現場ごとに分けて記録し、その合計を倉庫側の記録にも使う方法があります。

反対に、倉庫を出る時点では行先の内訳が決まらない仕事もあるでしょう。その場合は、出した合計までは分かるが、現場別の内訳はまだ確認できていない、と残します。とりあえず半分ずつ配分したり、前回と同じ現場へ入れたりして、帳尻を合わせないことです。

いつ内訳が分かり、誰が確かめられるかを見ます。届けた担当者が分かるなら、その情報を事務所へ渡す場所を決める。積み込む前に分けられるなら、そこで残す方が合うかもしれません。入力する画面を先に決めるより、情報が分かる時点に合わせて考えます。

そして、現場へ届けた材料が全部使われたとは限りません。現場に残っている分や、別途確認が必要な分があっても、今回の一覧は「出した数量」を示すものです。使用量や材料費まで知りたい場合は、何を追加で確認するかを別に決めます。払出の記録だけで、その先の数字まで確定したように見せません。

記録を増やす前に、誰が何を確かめているかを見る

出庫の一覧に欄を足すだけでは、二度入力が減らないこともあります。倉庫では略称、現場別の表では別の商品名を使い、現場も担当者ごとに違う呼び方で書いているなら、事務所が読み替える作業は残ります。

最初から全商品の名前を作り直す必要はありません。普段出している材料と現場を一つ選び、同じ物・同じ行先と分かる手掛かりをそろえます。すでに品番や工事番号が使われていれば、それを使えるか確かめます。似た名前だからと、自動で同じ材料や現場にまとめないことも必要です。

いつ記録するかも合わせます。準備の依頼を受けた時点なのか、現物を渡した後なのか。現場で使う在庫の見方に合うよう、どの段階で倉庫の数量へ反映するかを決めます。未確認のメモを、実際に出した記録と同じ一覧に混ぜて分からなくしないようにします。

倉庫に入力端末がない、出発前には長い文章を書けない、という事情もあります。紙を残して事務所が一件だけ入力する形でも、そこから二つの一覧へ使えれば、写し直しを減らす候補になります。全員へスマホ入力を求めることが、最初の答えとは限りません。

一つの記録から見られるなら、Excelの整理で足りることもある

担当者が少なく、一つの出庫一覧を継続して更新できるなら、今のExcelに記録をまとめ、品物別・現場別に見る方法から試せます。入力元が一つになるか、確認した内容を別の担当者も見られるかを確かめます。二つの表を残すために、同じ行を手で複製する運用になっていないかが見たい点です。

既製の在庫管理サービスを比べる場合は、品物の残数だけでなく、出庫の行先へ自社の現場を残せるか、その現場に出した履歴を必要な形で取り出せるかを確認します。機能名が「出庫管理」なら自社に合う、と決めず、普段の持ち出し一件を通してみます。

倉庫と事務所が別の表を使い、出庫の情報を現場別一覧へ何度も写すなら、そのつなぎ目を個別開発する理由があります。最初は、共通材料の出庫から二つの一覧まで。仕入れ、使用量の報告、材料費の計算まで、全部を一度に組み替える必要があるかは分けて考えられます。

導入時には、倉庫で出した一件が、在庫側と現場側の両方へ意図した意味で残るかを、一緒に確かめます。操作説明、初期の商品や現場情報の準備、使い始めた後の振り返りを、誰がどこまで担当するかも合わせます。別の帳票や機能の追加は、必要な作業と費用を確認してから進めます。

今日、一件の持ち出しを二つの表までたどる

最近の持ち出しメモを一件選び、在庫表と現場別の表へ、どの項目を写しているか見てください。同じ品名や数量には印を付け、行先を聞き直した箇所には、誰へ確認したかを添えます。行先は倉庫を出る時点で決まっていたかも確かめます。

記録を増やす前に、すでに分かっている情報をどこでもう一度書いているかを見つける。それだけでも、Excelを整える範囲と、仕事の間をつなぐ範囲を選びやすくなります。

埼玉県川口市のＢ．Ｉ．Ｙでは、Excelのシステム化で、いまの表や既製サービスで足りる方法も比べ、必要な範囲の個別開発をご相談いただけます。本稿の材料払出の例が実装済みの標準機能という意味ではなく、自社の帳票と確認手順に合わせて範囲を決めます。顧問契約を前提にせず、開発から直接相談できます。

初回のオンライン相談は30分を目安に、困っている仕事、小さく始める範囲、費用の考え方・確認事項を一枚のメモに整理します。初回のファイル添付や仕様書は不要です。詳しい金額や納期は、必要な確認を行ってからご案内します。

Ｂ．Ｉ．Ｙの公式LINEで相談するから、「材料を現場へ出すたびに、在庫表と現場別のExcelへ入力しています。一件の記録を使う範囲を相談したい」と一言お送りください。いまの持ち出し一件から、お話を伺います。