共有フォルダ・NASの容量不足はどう解消？増設の前にやる法人のデータ整理

会社の共有フォルダやNAS（ネットワーク上のファイル保存装置）がいっぱいになったとき、最初にやるべきことは増設や買い替えの検討ではなく、「中身を把握して、減らせるデータを減らす」ことです。法人の共有ストレージには、退職者のフォルダ・重複ファイル・終わった案件のデータなど、業務に影響なく整理できるものが長年分積み重なっていることが少なくありません。整理のルールを決めて一度棚卸しをすれば、増設せずにそのまま使い続けられる場合もあります。この記事では、共有フォルダの容量不足を解消する手順と、法人のデータ整理ルールの作り方を解説します。

共有フォルダやNASの容量不足、まず何をすべき？

最初の一歩は「どのフォルダが、どれだけ容量を使っているか」の把握です。原因が分からないまま増設や削除に進むと、費用が無駄になったり、必要なデータを消してしまったりするおそれがあります。

多くの場合、容量の大半はごく少数のフォルダが占めています。大きいものから順に見ていくのが近道で、手順は次の流れがおすすめです。

1. フォルダごとの使用容量を確認する…Windowsならフォルダを右クリックして「プロパティ」でサイズを確認できます
2. 容量の大きいフォルダの中身を見る…現役のデータか、終わった案件など「過去」のデータかを仕分けます
3. 減らせる候補を洗い出す…退職者のフォルダ、重複ファイル、手作業のバックアップが典型です
4. 整理ルールを決めて実行する…いきなり削除せず、後述する「アーカイブ（隔離）」から始めると安全です
5. それでも足りなければ増設を検討する…整理を経ていれば必要な容量が読め、機器選びの無駄を減らせます

なぜ増設より先に「データを減らす」べきなのか？

理由は単純で、減らさずに容量だけ増やすと、数年後に同じ問題がより大きな規模で再発しやすいからです。片づいていない部屋のまま広い部屋へ引っ越しても、また物が溜まるのと同じ構図です。

• データは放っておくと増え続ける…容量に余裕ができると整理の動機がなくなり、無秩序なまま膨らみがちです
• バックアップの負担も一緒に増える…データが増えるほど、バックアップに必要な容量や時間も増えます
• 探す時間が増える…不要なファイルが多いほど目的のファイルにたどり着きにくくなります
• 費用の規模が違う…一般的に、NASの増設や入れ替えは機器代に加えて設定・データ移行の作業費がかかると言われます。整理で済むなら、その投資を先送りできます

もちろん、整理が常に正解とは限りません。事業の拡大で本当にデータが増えている会社にとって、増設は前向きな投資です。大切なのは「減らせるものがあるかを確認してから、増やすかどうかを決める」という順番です。私たちB.I.Yも、PC単体の容量不足に「新しいPCを買う前に、ちょっと待った」を合言葉にしたPC容量お助けサービスを提供しており、共有フォルダやNASにもこの考え方はそのまま当てはまります。

会社の共有フォルダで容量を圧迫しやすいデータは？

代表格は「退職者のフォルダ」「終わった案件のデータ」「重複ファイル」の3つです。共有フォルダは個人のPCと違い、「他の誰かが使っているかもしれない」という遠慮から誰も消せないまま溜まり続けるのが特徴です。よくあるパターンを表に整理します。

容量を圧迫しやすいデータ	ありがちな状態	整理の考え方
退職者の個人フォルダ	何年も誰も開いていないが、消してよいか判断できず放置	上長が棚卸しし、引き継ぐもの以外は期限を決めてアーカイブへ
完了した案件のフォルダ	図面・写真・動画が溜まり、1案件で数GBに達することも	完了から一定期間で「アーカイブ領域」へ移動する基準を決める
重複・旧版ファイル	「最終」「最終2」「修正版」…どれが本物か分からない	最新版の置き場所を決め、旧版は専用フォルダにまとめる
手作業のバックアップ	フォルダ丸ごとのコピーが何世代も残っている	バックアップは仕組みに任せ、手動コピーの習慣をやめる
業務と関係の薄い大容量ファイル	インストーラ・動画素材などが置きっぱなし	置き場所のルールを決め、共有フォルダに残さない

建設・建築業では、CAD図面や現場写真・動画が案件フォルダに何年分も溜まっているケースが典型です。1案件の容量が大きいぶん、アーカイブ基準を決めるだけで大きな空きを取り戻せる可能性があります。

増設せずに済ませる「法人のデータ整理ルール」は？

ポイントは「いきなり消さない」「基準を数字で決める」「定期的に見直す」の3つです。個人の判断に任せず会社のルールにすることで、担当者が変わっても続けられます。

ルール1：削除ではなく「アーカイブ（隔離）」から始める

整理のいちばんの壁は「消してよいか誰にも判断できない」ことです。そこで、判断に迷うデータは削除せず、まず共有フォルダとは別の「アーカイブ領域」（別フォルダや外付けディスクなど）へ移動します。一定期間、誰も探しに来なければ業務への影響はほぼないと判断できます。なお、税務・労務関係の書類など法令で保存期間が定められているものもあるため、削除まで進める際は顧問税理士などの専門家に確認すると安心です。

ルール2：アーカイブの基準を数字で決める

「そのうち整理しよう」では動けません。期間で線を引くと迷わず運用できます。以下はあくまで一般的な例ですので、自社の業務や法令上の保存義務に合わせて調整してください。

対象	基準の一般例
完了した案件のフォルダ	完了から1年たったら、共有フォルダからアーカイブ領域へ移動
退職者の個人フォルダ	退職後に上長が棚卸しし、引き継ぐもの以外はアーカイブへ移動
旧版・作業中ファイル	最新版が確定したら旧版は専用フォルダへまとめ、案件完了時に一緒にアーカイブ
アーカイブ領域のデータ	移動から数年参照がなければ、外付けディスク等への退避や削除を検討

ルール3：そのまま使える整理チェックリスト

ここまでの内容をチェックリストにまとめます。社内で回覧すれば、そのまま整理の叩き台になります。

• □ フォルダ別の使用容量を確認した（大きい順に上位10フォルダ程度）
• □ 容量上位のフォルダを「現役」と「過去」に仕分けた
• □ 退職者フォルダの棚卸しをする担当者と期限を決めた
• □ 完了案件のアーカイブ基準（期間と移動先）を決めた
• □ 法令で保存期間が定められた書類の扱いを確認した
• □ 手作業のフォルダ丸ごとコピーをやめ、バックアップの方法を確認した
• □ 年に1回など、定期的に見直すタイミングを決めた

整理しても足りない・動作が遅いときはどうする？

棚卸しをしたうえでなお容量が足りないなら、増設や入れ替えを前向きに検討してよい段階です。整理を経ているぶん「今後どれくらいのペースで増えるか」が読め、過不足のない機器選びにつながります。

一方で、「共有フォルダが遅い」という悩みは、容量不足が原因とは限りません。ネットワークの環境、機器の使用年数、同時にアクセスする人数など、容量以外の要因も考えられます。原因を切り分けずに機器だけ入れ替えても症状が改善しないことがあるため、判断に迷う場合は詳しい人に相談するのが確実です。なお、機器の仕様やサポート条件は変わることがあるため、最新の情報は各メーカーの公式サイトでご確認ください。

社内だけでデータ整理を進めるのが難しいときは？

実際に着手すると、最大の壁は「これは消してよいのか」を一つひとつ判断する手間です。判断できる人がいないまま先送りされ、結局増設だけが繰り返されるのはよくある実情です。そんなときは、外部の手を借りるのも一つの方法です。

株式会社B.I.YのPC容量お助けサービスは、容量不足や動作の重さでPCの買い替えを検討している法人向けに、CADや長年の使用で溜まった不要データを遠隔で整理し、空き容量を取り戻して買い替えずに延命するサービスです。成果報酬型・1台3万円で、訪問は不要です。大切な業務データを確認せずに消すことはありませんし、動作が重い原因が容量以外（メモリやCPUなど）にある場合は、その旨を正直にお伝えします。共有フォルダやNASの整理についても同じ「増やす前に減らす」の考え方でご相談いただけます（共有ストレージ側で対応できる作業範囲は環境により異なるため、ご相談時にご案内します）。

まずは無料相談から。「うちの共有フォルダ、整理で何とかなるのか」といった段階のご相談で構いません。御社の状況をうかがい、整理で対応できそうか、増設を検討すべきかの見立てからお手伝いします。お電話（050-3152-1971）またはお問い合わせフォームよりお気軽にご連絡ください。

よくある質問

共有フォルダやNASの容量不足は、まず何から手をつければよいですか？

フォルダごとの使用容量の確認からです。多くの場合、容量の大半は少数のフォルダが占めており、退職者のフォルダ・完了した案件のデータ・重複ファイルが典型です。原因を把握してから、整理で減らすか増設するかを判断すると無駄がありません。

退職者のフォルダは削除してもよいですか？

いきなりの削除はおすすめしません。上長が中身を棚卸しして引き継ぐものを選び、残りはアーカイブ領域へ移動する方法が安全です。法令で保存期間が定められた書類もあるため、削除まで進める際は専門家に確認すると安心です。

NASの増設とデータ整理、どちらを先にすべきですか？

整理（棚卸し）が先です。減らさずに増設すると数年後に同じ問題が再発しやすく、バックアップの負担も増えます。整理してもなお足りない場合の増設は、必要な容量が読めているぶん無駄のない投資になります。

B.I.Yは共有フォルダやNASの整理にも対応していますか？

PC容量お助けサービスは、法人のPCの不要データを遠隔で整理し、買い替えずに延命するサービスで、成果報酬型・1台3万円です。共有フォルダやNAS側の整理は環境によって対応できる範囲が異なるため、ご相談時に状況をうかがったうえでご案内します。