仕入先の見積を比べるたび、Excelを作り直していませんか？｜金額の前に条件をそろえる

仕入先から見積の返事が届く。メール本文、PDF、Excelを順に開き、金額や納期を比較表へ写す。足りない条件は電話で聞き、返事が来たら表を直す。別の買い物になると、また前回の表をコピーして作り直す。

社長としては、必要なものを無理のない条件で買いたい。一方、担当者は、数字を並べれば選べるわけではないと分かっています。安く見える回答でも、必要な数量や届け方が違えば、そのまま比べられないからです。

今回は、買う側が仕入先の見積回答を比べる仕事に絞ります。価格交渉や発注後の管理を全部変える話ではありません。いま担当者が比較表を作りながら確かめていることを見える形にし、入力を減らす範囲を考えます。

合計金額の前に、「何を買う比較か」をそろえる

同じ品名が書かれていても、比較する中身が同じとは限りません。本体だけか、必要な付属品も含むか。会社で受け取る条件か、現場まで届けてもらう条件か。見積書の合計だけを写すと、その違いが表から抜けてしまいます。

まず、今回必要なものと、数量、使う場所、必要な日など、買う側の希望を一つの基準として残します。仕入先ごとの回答を横に置き、希望に対して何が答えられ、何がまだ分からないかを見ます。全部の購入に同じ項目を課す必要はありません。

ここで大切なのは、返事がない条件を都合よく埋めないことです。送料が書かれていないから無料、納期の記載がないから希望どおり、と決めない。未回答と、費用がかからないと確認できたことは違います。合計の計算より前に、比較できる条件がそろっているかを人が確かめます。

この基準を残しておくと、別の担当者にも、何のためにその欄を作ったかを伝えやすくなります。比較表は数字の一覧であると同時に、今回の買い物について分かっていること、まだ聞くことを示すものです。

卸の仮定例：必要な分だけ買う条件と、まとめて買う条件

ここからの卸会社と建築会社の場面は、考え方を説明するための仮定です。Ｂ．Ｉ．Ｙのお客様の実際の運用や、導入後の成果ではありません。

卸会社で、ある商品の補充について複数の仕入先へ見積を依頼したとします。一方の回答は必要な数量での価格、もう一方は一定量をまとめて買った場合の価格です。表へ単価だけ写すと、後者が有利に見えるかもしれません。

でも、買わなければならない数量が違えば、今回の支出も、受け取った後の保管も変わります。商品を使う担当者は必要量を知り、購買担当者は仕入先の回答を持っている。両方を確かめ、希望した数量で比べるのか、まとめ買いも候補にするのかを決めます。

比較表には、依頼した数量と回答の数量を分けて残します。条件に合うかを確認していない回答を、一番安い候補として確定しません。条件を変えて検討するなら、何を変えた案なのかが分かるようにします。前提をそろえた比較と、別の買い方の提案を混ぜないためです。

また、送料が別に示されている場合、どこまでの届け方の費用なのかも確認します。金額を足せば済む部分と、受け取り方を相談する部分を分ける。仕組みで入力を助けても、余分に持つ在庫を受け入れるか、会社としてどこから買うかは人が判断する仕事です。

建築の仮定例：必要な場所で使える条件までを見る

建築会社が、現場で使う資材の見積を比べているとします。ある回答は会社の事務所へまとめて納める条件で、別の回答は現場へ指定日に届ける条件です。どちらも同じ資材名ですが、社内で運ぶ手間や、受け取る担当者の予定が違います。

この場合、比較表の金額欄だけを見ても、今回の希望に合うかは分かりません。現場で必要な日と場所を基準にして、どこへ、いつ、どのように納められるという回答なのかを確認します。運搬や受け取りに関わる人へ、可能かどうかを聞く必要もあります。

例えば、届け日の返事が「来週」という幅のある表現なら、必要な日に間に合うと読み替えません。担当者が確認した回答を、元のメールや見積書と結び付けて残します。書類を読んだだけで分かることと、先方や現場へ聞いて初めて分かることを分けるわけです。

別の品物を提案された場合も、品名が近いだけで同等品と扱わないようにします。今回必要な仕様に合うかは、使う側の担当者などが確かめます。比較表に載せることと、採用してよいと決めることは別。その境界を残すと、事務担当者に専門的な判断まで抱え込ませずに済みます。

仕入先を選ぶ理由も、金額の大小だけにしないほうが、後から経緯をたどれます。例えば、希望の納め方が確認できたから候補にしたのか、まだ日程の返事を待っているのか。会社の方針に沿って、人が判断した内容を短く添える考え方です。

比較表は、毎回白紙から作らなくてもよい

扱う品物や比較する人数が限られるなら、今のExcelを整える方法があります。仕入先名、回答した日、金額、今回確かめたい条件、元の回答を置く場所など、いつも使う項目をひな形にします。購入ごとに必要な条件だけを足し、不要な欄を埋める作業は増やさないようにします。

ただ、ひな形を作っても、前回の希望数量や届け先が残っていたら、今回の比較には使えません。新しく作るときに何を引き継ぎ、何を入れ直すかを、使う人と確認します。前の仕入先を採用した理由まで、今回の判断としてコピーしないことも大切です。

回答の一部が後から変わった場合は、今回使う回答がどれかを分かるようにします。比較表に転記した数字だけを残すと、何を見て書いたかを確かめ直せません。条件の確認に使ったメールや見積書へ戻れることが、表の見た目以上に役立つ場面があります。

すでに使う購買管理などの仕組みに比較表や資料をまとめる機能があるなら、まずその方法を確かめます。ひな形で足りる仕事へ、新しいシステムを追加する必要はありません。人数、購入の頻度、資料を探し直す量を見て選びます。

作るなら、回答から比較一覧までを最初の候補にする

複数の担当者が同じ回答を別々の表へ写し、条件の返事もメールや手帳へ分かれているなら、必要な範囲をつなぐ個別開発を検討できます。例えば、一件の購入について希望条件と各社の回答をまとめ、比較一覧から元の資料と確認待ちへたどれるところまでを候補にします。

ここで、すべてのPDFやメールを自動で正しく読めるとは決めません。人が資料を選んで登録する方法、Excelの情報を取り込む方法など、実際の書類と仕事に合わせて調べます。金額の入力を助ける部分と、含まれる内容を確かめる部分では、作るものが違います。

最初から発注書、在庫、支払いまで全部つなぐかは、別に考えます。比較の材料がそろえばよいのか、選んだ後の発注表への打ち直しも減らしたいのか。その違いで、必要な範囲と費用の確認点も変わります。人に残す選定や社内の決裁を、仕組みが代わりに行う約束にはしません。

使い始めるときは、実際に比較表を作る人と選ぶ人が、同じ一件をたどれるかを確かめます。操作の説明に加え、まだ返事がない条件をどこへ残すかも一緒に見ます。初期の整理、導入時の説明、運用後の見直しを誰がどこまで支援するかは、依頼する範囲と費用に含めて確認します。

今日、前回の比較表と、元の回答を並べる

直近の購入を一件選び、比較表と仕入先の回答を並べてみてください。その表の各欄に、書類から写した内容なのか、人に聞いて確かめた内容なのかを印で分けます。表に載っていないのに、最後の判断で使った条件があれば、それも一つ書き足します。

新しい一覧を増やす前に、いまの担当者が何を比べているかを知る。そこが、残す確認と、減らす入力を選ぶ出発点になります。

埼玉県川口市のＢ．Ｉ．Ｙでは、Excelのシステム化で、今の表と仕事の流れから、必要な範囲の個別開発を検討します。顧問契約を前提にせず、開発から直接ご相談いただけます。

初回のオンライン相談は30分が目安です。困っている仕事、小さく始める範囲、費用の考え方や確認点を一枚のメモに整理します。初回のファイル添付や仕様書は不要で、詳細な見積りや着手日は、必要な確認を行ってからご案内します。

Ｂ．Ｉ．Ｙの公式LINEで相談するから、「仕入先の見積回答を、比較用のExcelへ毎回打ち直しています。条件をそろえて比べる範囲を相談したい」と一言お送りください。どの数字を写し、どの条件を聞き直しているか。その話から伺います。