今の販売管理ソフトは残したい。足りない帳票だけ作れる？

販売管理ソフトには、毎日の受注や売上をきちんと入れている。でも、取引先へ渡す納品の一覧だけは、別のExcelに打ち直している。「この帳票が作れたら楽なのに。だからといって、今のソフトを全部入れ替えるのは大変」。そんなときは、足りない帳票だけを整える方法を検討できます。

ただし、見た目を作れば済むとは限りません。先に確かめたいのは、その帳票に必要な情報を、今のソフトから取り出せるかです。出せる内容、明細の細かさ、作る時点が合えば、今のソフトを残す選択肢が見えてきます。以下の卸業・倉庫業の場面は説明用の仮定で、実際の顧客の運用や成果を紹介するものではありません。

「帳票を変えたい」を、見た目と中身に分ける

帳票への不満は、同じように聞こえても中身が違います。列の順番を変えたい、取引先の指定した欄へ並べたい、という書式の問題。複数の納品をまとめたい、届け先ごとに明細を分けたい、という集計の問題。現場で書いた受領メモまで載せたい、という情報不足の問題です。

書式の問題なら、今のソフトの設定で直せるかを最初に調べます。必要な情報がすでに出力できるなら、Excelのひな形や、帳票を作る部分だけで対応できる可能性があります。一方、ソフトに登録していない受領メモは、列を増やすだけでは埋まりません。誰が、どこで記録するかまで考える必要があります。

欲しい帳票の見本に、「今もソフトにある項目」「別の紙やExcelにある項目」「これから記録が必要な項目」と印を付けてみてください。後ろの二つが多いなら、依頼は帳票の作成だけで終わらないかもしれません。費用を聞く前にここを分けると、開発会社との話が具体的になります。

同じ「数量」でも、何の単位で出てくるかが違う

例えば卸業で、一つの注文の商品20個を、午前にＡ倉庫へ12個、午後にＢ倉庫へ8個届けるとします。取引先へ渡したい一覧は「届け先・納品日・商品・数量」の組み合わせです。ところが、今のソフトから出せるのが「注文番号・商品・合計20個」だけなら、その出力から12個と8個の内訳を正確に作ることはできません。

注文全体の記録、商品の一行、実際に届けた一回の記録は、それぞれ細かさが違います。「CSVが出せます」と分かっただけでは、必要な帳票を作れるかはまだ決まりません。CSVは表の中身を受け渡すファイル形式の一つですが、出てくるのが合計だけなのか、届け先ごとの明細なのかを確かめます。

この例なら、納品ごとの内訳をソフト内に記録でき、その明細を出せるなら、帳票側で並べ替える方法を考えられます。内訳が別の配達メモにしかないなら、その記録と注文をどう結び付けるかが追加の課題です。作る帳票に合わせて、元の情報を勝手に割り振ってはいけません。

また、商品名や取引先名だけで記録を結び付けると、同じ名前や表記の違いで迷うことがあります。注文番号や納品番号のように、一件を区別できる情報が出力に含まれるかも見ます。番号がある場合でも、何を一件として付けている番号なのかは確認してください。

同じ出力を二度取り込んだら、帳票も二倍になる？

もう一つは倉庫業の仮定例です。荷主へ渡す月次の作業一覧を、管理ソフトの出力から作るとします。月末時点の一覧を一度取り込んだ後、数量の訂正が入り、翌日に同じ期間のデータを再び取り出しました。

新しいファイルの全行を、前の表へ追加するだけでは、訂正前と訂正後が両方残る可能性があります。逆に、同じ日付の行を全部消して入れ直す方法では、別の作業や、帳票側で付けた確認メモまで失うかもしれません。「取り込める」ことと「訂正後も正しく作れる」ことは別です。

ここでは、出力が毎回その期間の全件なのか、前回以降に変わった分だけなのかを確かめます。そのうえで、一件を区別する番号、取消の記録、更新日時など、何を使って訂正を見分けられるかを調べます。使える情報はソフトによって異なり、適切な取り込み方法は個別に確認が必要です。例えば、一件を区別できる作業番号があるなら、その番号の数量を訂正後の値に更新し、帳票側の確認メモは番号に結び付けて別に残す方法が考えられます。その方法が使えるかも、出力の仕様を見て確かめます。

帳票を渡した後の訂正も決めておきます。社内の確認前なら作り直す、すでに相手へ渡したなら訂正版として区別し、前の版との違いを伝える、といった運用が考えられます。どの時点の出力で作ったか、誰が確認したか、いつ渡したかを残せば、同じ名前のファイルが二つあっても追いやすくなります。正式な帳票にする判断は、人や会社のルールとして明確にします。

方法は、ソフトの設定・Excel・部分開発から選ぶ

帳票だけで困っている場合、最初から専用システムを作る必要はありません。まず今の製品の設定や、提供元が用意している出力機能を確認します。標準機能で欲しい明細が出せるなら、その使い方をそろえる方が、別の仕組みを持つより管理しやすいことがあります。

出力するファイルを決まったひな形へ入れれば足り、作成する人も限られているなら、Excelを整える方法が候補になります。ただ、行を増やしたら式が届かない、前月のファイルを選んでしまう、といった場面も見ておきます。完成した見本だけでなく、次の担当者が作れる手順まで確認します。

複数の取引先で書式が違う、出力のたびに明細を分け直す、訂正の履歴や確認待ちを複数人で扱う、といった仕事が残るなら、必要な部分を開発する理由が具体的になります。ファイルを取り込んで作る方式か、ソフト同士を直接つなぐ方式かも、製品が対応する範囲や更新の頻度で選びます。直接連携できるかは、製品名だけで決めず、契約プラン・利用できる機能・費用を提供元に確認します。

画面に表示できる情報が、外へ取り出せるとは限りません。印刷用のPDFしか出せない場合も、表として使える出力がないか先に調べます。PDFの読み取りを検討するなら、欠けた明細や読めなかった箇所を誰が確かめるかまで含めます。つなぐ仕組みが複雑になるなら、帳票だけを後付けする方法と、元の管理方法を変える方法を、運用の負担も合わせて比べたいところです。

見積もりには「一枚作る」以外の仕事も入れる

依頼するときは、見た目の見本に加えて、元データの見本と、訂正が入った一件を見せます。会社名や担当者名などは、必要に応じて伏せて構いません。重要なのは、見出しだけでなく明細の意味が分かることです。

帳票のデザイン、取り込みと加工、間違いの確認、操作説明、稼働後の修正は、それぞれ作業です。見積もりでは含まれる範囲を分け、すべてが月額内で何度でも直せるとは考えないようにします。元のソフトの契約や、連携に必要な利用料がある場合は、開発費とは別に確認します。

まず一枚、元の出力と完成形を並べてみる

今日できるのは、いま打ち直している帳票を一枚選び、元ソフトの出力と横に並べることです。完成形の各欄に、元のどの項目を使うか線を引く。線が引けない欄を見つけたら、その情報を持っている人や紙を確かめます。それだけでも、書式だけの問題なのか、記録の方法まで変える必要があるのかが見えてきます。

Ｂ．Ｉ．Ｙでは、5年間の顧問で取り組んできたExcel・マクロ・仕組みづくりの経験を、現在の業務システム開発にも活かしています。今の帳票やソフトを確認し、残せるものを活かしながら必要な範囲を考えます。開発の進め方、操作説明や稼働後の保守・改善の範囲は、育てるオーダーメイドシステム開発のページでもご案内しています。既存ソフトとの連携可否は個別に調べ、支援と改修の範囲は契約ごとに確認します。顧問契約を先に結ばず、開発から直接ご相談いただけます。

埼玉県川口市を拠点とするＢ．Ｉ．Ｙの公式LINEへ、「今の販売管理ソフトは残して、帳票の打ち直しを減らしたい」と一言お送りください。どの帳票で、どの情報を入力し直しているかから整理できます。