仕入先から届くExcel、在庫表へ打ち直していませんか？｜取り込みと受け入れ確認を分ける

仕入先から、商品と数量の入ったExcelが届く。その表を横に置いて、自社の入荷一覧へ同じ商品名や数量を打ち直している。データでもらっているのに、最後は手入力になっていないでしょうか。

社長としては、せっかくある情報を使って入力を減らしたい。一方、事務所や倉庫の担当者には、届いた品物を確かめ、自社の在庫として扱ってよいか判断する仕事があります。入力を速くする話だけでは、現場が必要とする確認を置き去りにしてしまいます。

考えたいのは、写し直している情報と、人が確かめている情報を分けることです。今回は、仕入先のExcelを受け取ってから、自社の入荷記録へ使う一つの仕事に絞って、改善の範囲を整理します。

ファイルが届いたことと、在庫に入れてよいことは別

仕入先の表に数量が書かれていても、それが発注した数なのか、出荷した数なのか、今回届ける予定の数なのかは、表を見て確かめる必要があります。自社で実際に受け入れた数とは、意味が違う場合があるからです。

例えば、出荷の明細を先に受け取った段階では、荷物がまだ到着していないかもしれません。到着していても、品物の種類や状態について確認が残る場合があります。そのExcelを読めたことだけで、すぐ使える在庫が増えたとは扱いません。

いま人が商品名を写しながら、現物と見比べているなら、一つの作業の中に転記と確認が混ざっています。入力欄をなくす前に、何を見て受け入れを決めているかを拾います。担当者が慎重なのは、余計な仕事を増やしたいからではありません。次の出荷へ渡す数字を確かめているんですね。

元のExcelにある品番や日付は、意味と対応が合えば取り出す候補になります。一方、実際に受け取った数量や確認結果は、現場で決まる情報です。両方を一つの確認画面で扱うこともできますが、どちらの情報か分かることが前提です。

卸の例：商品名を写す代わりに、届いた一件を確かめる

ここからの二つの場面は、方法を選ぶための仮定例です。Ｂ．Ｉ．Ｙのお客様の実際の運用や、確認済みの成果を紹介するものではありません。

ある卸会社で、毎回同じ形式の出荷明細をExcelでもらっているとします。担当者は、仕入先、伝票番号、商品、数量を自社の入荷表へ写し、その後に倉庫で確認した結果を電話で聞いています。

この場合、まず減らしたいのは、すでに表に入っている商品情報の写し直しです。仕入先のどの列を自社のどの項目へ使うかを合わせ、取り込む候補を表示する方法が考えられます。商品を特定できない行は、担当者が確認できる形で残します。読めたら何でも登録、とはしません。

そのうえで、倉庫で実際に確認した数量と状態を、この入荷の記録に合わせて残せるかを見ます。事務所が同じ品名を再入力しなくても、現物の確認が省けるわけではありません。確認前は入荷の予定、確認後は受け入れた記録、と仕事の進み方が分かれば、次の担当者も扱いやすくなります。

仕組みを頼むときは「Excel取り込みを付けてください」だけで終えず、取り込んだ候補を誰が確かめ、どの段階で在庫へ使うかまで伝えます。全部の販売業務を一度に変えなくても、仕入先一社の明細から、自社の入荷一覧までを最初の範囲として検討できます。

取り込む前に、同じ意味の項目を選ぶ

表の見出しが同じでも、そのまま対応するとは限りません。「日付」が出荷日なのか、自社の受け入れ日なのか。「数量」が何を数えたものか。まず普段の一件で確かめます。空いている欄を埋めるために、別の意味の数字を入れないことが大切です。

自社の商品を特定する方法も必要です。仕入先の商品コードと自社の商品コードが違うなら、対応を確認します。名前が似ているという理由だけで機械に決めさせず、候補と確認する人が分かる形にします。商品ごとの対応表が使えるか、それを誰が更新するかも、現状に合わせて決めます。

そして、自社の表へ本当に必要な項目だけを選びます。届いたExcelの全列をそのまま保存することと、在庫に使う情報を決めることは別です。商品、数量、対象の伝票など、担当者が判断するのに必要な情報を優先すると、最初に作る範囲を絞りやすくなります。

仕入先ごとに様式が違う場合も、最初からすべてへ対応する約束にしません。よく使う一形式で確認し、違う形式を追加すると何が変わるかを比べます。形式の統一を依頼できるのか、自社で整えるのか、個別に取り込む仕組みを作るのか。相手の都合も含めて選びます。

資材を扱う会社の例：Excelを待つと、仕事が先へ進めない

別の仮定例として、建築資材を扱う会社を考えます。荷物は午前中に届き、仕入先のExcelは後から送られる運用です。担当者は届いた品物を確認し、急ぎの手配に使いたい。一方、事務所は後から届く明細も管理に使っています。

この仕事で、Excelが届くまで受け入れを記録できない仕組みにすると、待つ仕事が増えます。入力を減らすつもりが、現場の作業時刻に合わなくなるわけです。ファイルが手に入る順番も、方法を選ぶ条件になります。

先に受け入れの記録を作り、後で仕入先の明細と対応を確認する方法も候補です。この場合は、Excelを追加で読み込むたびに別の入荷を作るのではなく、すでに確認したどの受け入れに関する情報なのかを確かめる必要があります。同じ品物の名前だけでは、別の日の入荷と区別できないこともあります。

ただし、先に入力する方法を選べば、すべての転記がなくなるとは限りません。最初に現場が何を記録するか、事務所が何を補うかを絞り、重なる情報を減らします。人が確定した数量を、後から来た出荷予定の数量で勝手に置き換えないことも確認したい点です。

最初の卸会社と、こちらの資材会社では、同じExcel取り込みでも始め方が変わります。ファイルが先にある仕事か、現物の確認が先にある仕事か。自社がどちらかを話せるだけでも、必要な画面や残す入力が具体的になります。

今のExcelで足りるか、仕組みを作るか

一人が決まった形式を扱い、入荷の確認も一つの表で終わるなら、今のExcelの整理や、すでに使っているソフトの機能で足りる場合があります。取り込める形式や確認方法を調べ、少数の見本で仕事を通してみることが先です。

反対に、仕入先の明細、倉庫の確認、在庫表がそれぞれ別の場所にあり、誰かが間を写しているなら、そのつなぎ目を開発する理由があります。既製の仕入れ・在庫管理サービスも含め、自社の一件をどこまで扱え、どこに手作業が残るかで比べます。

比較するときは、取り込みが速いかだけではなく、担当者が自分の確認対象を見つけられるか、分からない行を誰へ渡せるか、確定した入荷が次の表にどう使われるかまで見ます。見た目の表を再現することと、実際の手順が終わることは同じではありません。

導入時には、現場と事務所の担当者が同じ見本で確かめる時間も必要です。操作説明、初期データの準備、使い始めた後の振り返りを、誰がどこまで行うかを合わせます。新しい仕入先や帳票への対応は、追加の作業と費用を確認してから進めます。

今日、届いたExcelと入荷表を一件だけ並べる

最近の仕入れを一件選び、仕入先から来たExcelと、自社で記録した入荷を並べてみてください。同じまま写した項目には印を付け、人が確かめて変えた項目には、何を見たかを添えます。Excelが届いた時刻と、現物を確認した時刻も残します。

すると、ただ写している部分と、自社で決めるために必要な確認が分かれます。最初からすべての仕入先を一覧にする必要はありません。普段の一件について、入力元、確認する人、入荷を使う表がつながれば、相談の材料になります。

埼玉県川口市のＢ．Ｉ．Ｙでは、複数の表をまたぐ仕事を必要な範囲でつなぐExcelのシステム化をご案内しています。いまのExcelや既製サービスで足りる方法も含めて検討し、仕組みを作る場合は導入の説明や運用中の確認も、範囲を合わせてご提案します。開発の相談に顧問契約は必要ありません。

初回のオンライン相談は30分を目安に、困っている仕事、小さく始める範囲、費用の考え方・確認事項を一枚のメモに整理します。初回のファイル添付や仕様書は不要です。詳しい金額や納期は、必要な確認を行ってからご案内します。

Ｂ．Ｉ．Ｙの公式LINEで相談するから、「仕入先のExcelを、入荷表へ打ち直しています。現物確認を残して入力を減らせるか相談したい」と一言お送りください。どの一件から変えるかを、一緒に整理できます。